¿Qué requisitos deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales?

Como ya le hemos venido informado, entre las novedades introducidas por la Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, y con efectos desde el 11 de octubre de 2021, se incluye la prohibición del software contable de doble uso que permite manipular la contabilidad en las empresas y autónomos.

De esta forma,  desde el 11 de octubre de 2021, los productores, comercializadores y usuarios están obligados a utilizar software contable, de facturación y de gestión que no permita alteraciones y ocultación de datos. Estos programas además deberán contar con un certificado que así lo acredite otorgado por el Ministerio de Hacienda.

Los programas de doble uso permiten llevar una doble contabilidad. Los más desarrollados admiten incluso la posibilidad de emitir tickets con el importe íntegro de una compra, pero sin que esta quede reflejada en la contabilidad oficial.

El uso de este tipo de programas se ha extendido a lo largo de los años, de modo que es difícil precisar la cuantía de los recursos que han dejado de pagar «impuestos». No obstante, se estima que el empleo del software de doble uso produce unas pérdidas de ingresos públicos de varios miles de millones de euros.

Hacienda calcula que hasta 200.000 millones de euros se vienen ocultando a la Agencia Tributaria mediante la utilización de estos programas que permiten crear una caja B con la que evadir impuestos.

Los más habituales son conocidos con el nombre de Phantomware que es un software oculto instalado en el TPV. El empresario accede al programa pulsando un botón o introduciendo una combinación de teclas.

Otro de los más usados, se denomina Zipper. En este caso se trata de un programa externo que se almacena en dispositivos extraíbles, como CD y USB

A partir de ahora debe poner el foco no sólo en la legalidad de los registros contables y de las facturas emitidas como era y es habitual sino también en el programa que utilizan para llevar dichos registros. No obstante, tenga en cuenta que la modificación legal también indica que «Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a los requisitos técnicos, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

Desarrollo reglamentario de los requisitos técnicos

La Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, no especificaba los requisitos técnicos que deberían cumplir estos programas y sistemas informáticos. Para introducir mayor seguridad, el legislador habilitaba su desarrollo reglamentario con el fin de complementarla e introducir parámetros objetivos que puedan definir cuándo se incumplen los requisitos establecidos en la misma.

Pues bien, el Ministerio de Hacienda ha publicado el Proyecto de Real Decreto que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Con este fin, se establece unas directrices que deben seguir los sistemas y programas informáticos utilizados por los contribuyentes, que posteriormente serán desarrollados por la correspondiente Orden Ministerial.

Entre los principales objetivos de este nuevo Reglamento se encuentran:

• Potenciar a las empresas de menor tamaño para que mejoren su adaptación a un entorno crecientemente digitalizado en un plazo razonable.
• Desarrollar los requisitos necesarios para asegurar la integridad de los datos de facturación registrados, en cumplimiento de la nueva obligación formal de no utilizar software de doble uso en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), en la redacción añadida por la Ley 11/2021.
• Favorecer la colaboración activa contra los incumplimientos fiscales, dando la posibilidad de que los consumidores finales o destinatarios de las facturas en el nuevo sistema, remitan a la Administración tributaria cada factura completa o simplificada que reciban.

Obligados al cumplimiento de utilizar software que no permita modificaciones

Este Reglamento se aplicará a los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de quienes desarrollen actividades económicas.

Será aplicable a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos y a los siguientes obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

a) Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Están excluidas las entidades exentas y las parcialmente exentas (estas últimas solo respecto de las rentas exentas).

b) Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.

c) Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

d) Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

El artículo 4 del presente Reglamento excluye de su aplicación:

• a las obligaciones establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA;
• a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo, a  las que se aplica régimen de equivalencia y régimen simplificado y no se expida factura;
• a determinadas entregas de energía eléctrica; y
• a las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

Puede solicitarse la no aplicación temporal de este Reglamento en caso de que se den las circunstancias descritas en su artículo 5, para evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas o si se aprecian circunstancias técnicas excepcionales.

Características y requisitos de los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación

Los sistemas informáticos regulados en el presente Reglamento deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, cumpliendo los siguientes requisitos:

• Deben generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
• Deben tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación
• Los datos de facturación registrados, deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
• La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
• Deben permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de los datos registrados.
• Deben proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
• Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
• Deben permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
• Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
• Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
• Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
• Deben disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Usuarios de los sistemas informáticos

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán utilizar un sistema informático que cumpla con los requisitos establecidos en la LGT y en este Reglamento o utilizar la aplicación informativa que ponga a disposición la Administración tributaria.

Podrá utilizarse un mismo sistema informático por parte de diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados.

Registros de facturación

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación, deberán generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, que deberá tener el contenido detallado en el artículo 10 de este Reglamento. La disposición adicional primera del Reglamento regula el contenido del registro de facturación de alta en caso de factura simplificada.

Deberá generarse un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea por lo tanto necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, y tendrá el contenido contemplado en el artículo 11 de este Reglamento.

Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o hash a los registros de facturación de alta y de anulación. Dichos registros deberán ser firmados electrónicamente. La firma electrónica no será obligatoria para los sistemas informáticos que realicen la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT según lo indicado en los artículos 15 y 16 de este Reglamento (remisión automática por medios electrónicos de los registros a la AEAT – Sistema de emisión de facturas verificables por remisión automática por medios electrónicos de los registros a la AEAT).

Certificación de los sistemas informáticos

La persona o entidad productora del sistema informático debe certificar que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT, en este Reglamento y en las especificaciones que se aprueben mediante Orden Ministerial, mediante una declaración responsable que:

• Deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto, y ser conservada durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias.
• Podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración Tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático.

Verificación del cumplimiento de la obligación por parte de la Administración tributaria

La Administración tributaria podrá:

• Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos, sus copias seguras, su descarga, volcado o copiado, consulta e impresión, el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo.
• Requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados.
• Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.

Remisión automática por medios electrónicos de los registros a la AEAT

De acuerdo con lo previsto en los artículos 15 y 16 de este Reglamento, podrán remitirse voluntariamente a la AEAT, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos, lo cual supondrá la incorporación de la información de dichos registros a los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos de los obligados tributarios del IRPF y al libro registro de facturas expedidas del IVA.

Los sistemas informáticos que cumplan con todas las obligaciones reguladas en este Reglamento y en las especificaciones técnicas y sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación generados tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU». Estos sistemas no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación.

La opción en el uso de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación y se haya obtenido la primera respuesta de aceptación formal por parte de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en los términos del apartado 2 del artículo 15; y se entenderá automáticamente prorrogada salvo que se renuncie de manera expresa.

Remisión de información por parte del receptor de la factura

El artículo 17 del Reglamento regula la posibilidad de que el receptor de la factura, ya sea empresario o consumidor final, proporcione de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT facilitando el código identificativo de carácter alfanumérico o mediante la lectura del código «QR» contenido en la factura con un dispositivo con capacidad para la lectura del código y de transmisión y recepción de datos, indicando el propio Reglamento que estas remisiones de información no tendrán la consideración de denuncias de infracciones tributarias.

Agencias de viajes y obligados al SII

En los casos previstos en la disposición adicional cuarta del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, para la facturación de determinadas prestaciones de servicios en cuya realización intervienen agencias de viajes actuando como mediadoras en nombre y por cuenta ajena, las presentes obligaciones corresponden a las agencias de viajes que expidan las facturas (disposición adicional segunda del Reglamento).

Para los obligados tributarios cuyos libros registros del IVA se llevan a través de la Sede electrónica de la AEAT, las presentes obligaciones se entenderán cumplidas por medio de las especificaciones técnicas que desarrollan la llevanza de dichos libros registros (disposición adicional tercera del Reglamento).

Modificación del Reglamento que regula las obligaciones de facturación

Se realizan las correspondientes adaptaciones en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, como consecuencia de la nueva regulación establecida en este Real Decreto.

Contenido de las facturas

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo ordinal 6º en el art. 6.1.a) RD 1619/2012).

En el caso de facturas generadas por los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7º del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, se deberá incluir:

1.º Un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

2.º Estas facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento (nueva letra q) en el art. 6.1 RD 1619/2012).

Contenido de las facturas simplificadas

Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas de las que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo número 5º en el art. 7.1.a) RD 1619/2012).

Se modifica la letra i) del art. 7.1 RD 1619/2012, para exigir también las menciones previstas en el art. 6.1.q) en las facturas simplificadas.

Medios de expedición de las facturas

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. (nuevo apartado 4 en el art. 8 RD 1619/2012).

Sanciones

Le recordamos que el incumplimiento de dicha obligación constituirá una infracción grave.

Cualquier autónomo que no actualice sus programas informáticos de acuerdo con la nueva certificación aprobada por el Gobierno será sancionado. Es decir, queda totalmente prohibido el uso de programas de contabilidad de doble uso. Los profesionales que los usen en su negocio, o todavía no los hayan desinstalado, incurrirán en multas de hasta 50.000 euros.

Además, esta sanción se podría triplicar en los casos en que se oculten ingresos y no se cumplan las especificaciones técnicas señaladas: los autónomos podrían incurrir en multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido las ventas ocultas.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.