Plazos para la legalización de libros y depósito de cuentas anuales

Recuerde que este año como consecuencia del COVID-19, el plazo para la LEGALIZACIÓN DE LIBROS oficiales correspondientes al ejercicio 2019 será hasta el 30 de septiembre de 2020, al determinarse como fecha teórica de cierre del ejercicio social el 1 de junio de 2020 y por tanto el plazo de legalización extenderse a los cuatro meses posteriores a dicha fecha. El plazo para el DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES se extiende hasta el 30 de noviembre, siendo el plazo para la formulación hasta el 31 de agosto y hasta el 31 de octubre para su aprobación. En cuanto a la celebración de la junta y como medida extraordinaria por la situación vivida, estas, podrán celebrarse por videoconferencia con todas las personas que tengan el derecho de asistencia

Le informamos que con efectos desde el pasado 28 de mayo de 2020, se ha probado  el Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, por el que se adoptan medidas complementarias en materia agraria, científica, económica, de empleo y Seguridad Social y tributarias para paliar los efectos del COVID-19, donde se incluyen medidas que afectan a las cuentas anuales, estableciendo un nuevo plazo para la formulación y aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2019.

Nuevo plazo para la formulación y aprobación de las cuentas anuales 2019

Pues bien, el Real Decreto-ley 19/2020 establece que el plazo de tres meses para formular las cuentas anuales y demás documentos legalmente obligatorios se computará desde el 1 de junio de 2020 (y no desde la finalización del estado de alarma). Por otra parte, se reduce a dos meses el plazo para aprobar las cuentas anuales desde que finaliza el plazo para su formulación.

Además, aunque no se considera expresamente en la nueva norma, el 1 de junio también se inicia el plazo de cuatro meses para la legalización de libros, de acuerdo con la interpretación que realizó la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública en su resolución de 10 de abril de 2020 sobre el impacto que en relación a la legalización de los libros de empresarios resulta del artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020.

Teniendo en cuenta lo anterior, el  Registro Mercantil ha publicado el 28 de mayo de 2020 una nota en su página web sobre la legalización de los libros y el depósito de las cuentas correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2019, en la que dice que de acuerdo con la Disposición Final 8ª del Real Decreto Ley 19/2020, de 26 de mayo (BOE 27/05/2020) que ha modificado los apartados 3 y 5 del artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020, en cuanto para efectuar la presentación en plazo de la legalización de los libros y de los depósitos de Cuentas Anuales, serán los siguientes:

• Formulación cuentas anuales: Se establece un plazo de tres meses desde el día 1 de junio para formular las cuentas anuales del ejercicio 2019. En consecuencia la fecha límite para la formulación de Cuentas Anuales sería el 31 de AGOSTO de 2020.

Sin perjuicio de lo anterior, será válida la formulación de las cuentas anuales dentro del período del estado de alarma.

• Fecha máxima para presentar en plazo la legalización de los libros: 30 de SEPTIEMBRE 2020        
• Fecha máxima para celebrar la junta general ordinaria que aprueba las cuentas y la aplicación del resultado: 31 de OCTUBRE 2020

Atención. A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas si los hubiere.

• Fecha máxima para presentar en plazo el depósito de las cuentas anuales: Un MES desde el día en que se haya celebrado la junta de aprobación de Cuentas Anuales 31 de octubre (en caso de apurar plazos y celebrarse la Junta en fecha 31 de Octubre) la fecha máxima será el 30 de NOVIEMBRE 2020.

En cuanto a la celebración de la junta y como medida extraordinaria por la situación vivida, estas, podrán celebrarse por videoconferencia con todas las personas que tengan el derecho de asistencia.

Atención. El 30 de noviembre de 2020 es la fecha límite para depositar las cuentas anuales de 2019 en plazo siempre que la aprobación de las cuentas se hubiera realizado el último día del plazo fijado, esto es, el 31 de octubre de 2020, dos meses después de terminar el plazo de tres meses para formular las cuentas anuales.

Las cuentas anuales

Las Cuentas Anuales comprenderán:

• El balance
• La cuenta de pérdidas y ganancias,
• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN),
• Un estado de flujos de efectivo (EFE) y
• La memoria

Son documentos que forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales. Así en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

Atención. En el ordenamiento contable actual, el Estado de Flujos de Efectivo NO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado; mientras el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), que con la aprobación del PGC resultaba obligatorio, a partir de 1 de Enero de 2016, con la reforma contable introducida por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, TAMPOCO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado.

Información a tener en cuenta respecto al depósito de cuentas anuales

• Los certificados del acta de junta no deben ser manipulados después de haber sido firmados por la persona correspondiente. Todas las hojas que componen el depósito de cuentas anuales deben de estar firmadas. La fecha de expedición debe de ser igual a la fecha de la huella digital generada para identificar el depósito.
• Las Sociedades que dispongan de un código LEI de identificación deberán hacer constancia de él en la información general.
• Las cuentas anuales de las Sociedades inscritas en el Registro de Prestadores de Servicios a terceros que no cumplimenten los documentos serán clasificadas como defectuosas.
• Si en el Certificado del Acta de la Junta consta que se acompaña a depósito el documento correspondiente al Estado de Cambios sobre Patrimonio Neto, se exigirá que se aporte para su depósito.
• Si se presenta de forma física, el documento debe de ir firmado y con la fecha correspondiente.

¿Quién tiene la obligación de presentar las cuentas anuales? 

Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.

Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

Atención. Los administradores de la sociedad son quienes tienen la obligación de convocar la junta de socios a la que someter la aprobación de las cuentas y, una vez aprobadas, llevar a cabo su posterior depósito ante el Registro Mercantil en el mes siguiente.

Y con el cumplimiento de este requisito de dar publicidad a las cuentas anuales termina el ciclo que debemos realizar cada año, amén de la legalización de los libros oficiales.

¿Quién tiene que presentar la declaración de Titularidad Real?

Todas las personas jurídicas domiciliadas en España que depositan cuentas en el Registro Mercantil. Excepto las sociedades que coticen en un «mercado regulado».

Si no se depositan las cuentas

Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de las siguientes sanciones:

• Una multa de entre 1.200 y 60.000 euros.  El importe concreto se determinará en función de las partidas del activo y de la cifra de ventas declaradas en el último Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa (o el grupo de empresas) tiene un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros, el importe máximo de la multa puede llegar a ser de 300.000 euros.
• Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará «cerrado» para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).

Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.

Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían  incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:

• No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que  no estén depositadas las cuentas.
• En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario  y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
• Puede llegar incluso a existir responsabilidad penal en caso de cometer conductas fraudulentas tales como falsificar las cuentas anuales, conforme establece el artículo 290 del Código Penal.

Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.

Como siempre estaremos a su disposición para ampliar la información que precise, y realizar los trámites preceptivos que soliciten.

JDA/SFAI