La contabilidad de costes: una herramienta útil para las empresas

Como ya sabrá, la contabilidad de costes permite calcular a la empresa lo que le cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Así, le es mucho más simple planificar recursos, rentabilidad procesos y, en definitiva, tomar decisiones de manera acertada y sin caer en errores. Además, le permite diseñar estrategias comerciales, como pagar comisiones o aplicar descuentos.

En definitiva, va un paso más allá de lo que muestra la contabilidad general regulada por el Plan General Contable (PGC), donde la Cuenta de Explotación se limita a indicar si tu empresa ha dado beneficios o pérdidas de una forma global.

A continuación, vamos a señalar los aspectos más desatacados de cómo funciona esta modalidad de contabilidad.

¿En qué consiste la contabilidad analítica?

En realidad, no es una contabilidad al uso, es decir, no es ningún sistema de asientos de partida doble, sino más bien se podría definir como un conjunto de técnicas que permiten analizar la forma en que se distribuyen los costes e ingresos de una actividad, para dar como resultado una información de uso interno que facilita la toma de decisiones por parte de la empresa o del empresario individual. Y eso es así porque ayuda a distribuir los gastos e ingresos por línea de negocio, producto, cliente, unidad productiva, departamento, etc., lo que permite calcular de forma autónoma y separada los resultados concretos de cada uno de ellos.

Diferencias entre contabilidad analítica y contabilidad financiera

Ya se ha comentado que una y otra son diferentes. Así, mientras que la contabilidad financiera es obligatoria y de carácter externo, la contabilidad de costes no es obligatoria y es de uso interno para la empresa. Los principales puntos que las distinguen son los siguientes:

• La contabilidad analítica no es obligatoria ni se rige por ninguna ley específica, mientras que la contabilidad financiera está sujeta a la regulación mercantil y al PGC.
• La contabilidad financiera es de carácter externo y más general que la analítica. Por su parte, la contabilidad analítica ayuda a especificar la rentabilidad de un proyecto concreto con respecto al resto de los que hay en la empresa.
• La contabilidad financiera es uno de los aspectos clave a la hora de llevar a cabo las relaciones de la empresa con terceros (clientes, proveedores, Hacienda…), mientras que la contabilidad analítica se centra en proporcionar información enfocada a la toma de decisiones internas.
• El objetivo de la contabilidad financiera es obtener los estados financieros del negocio con carácter general, mientras que la analítica se centra en los resultados detallados de un área en particular.
• La contabilidad analítica se caracteriza porque tiene una orientación más a largo plazo y de futuro que la contabilidad financiera.

¿Qué ventajas ofrece llevar una contabilidad de costes para empresas y autónomos?

Son muchos los motivos por lo que resulta aconsejable llevar una contabilidad analítica. Entre sus principales ventajas podemos destacar las siguientes:

• Al poder determinar de forma individualizada los costes, ayuda a decidir si es mejor o no el lanzamiento de un nuevo producto.
• Permite potenciar o por el contrario cerrar líneas de negocio, en función de su rendimiento.
• Ofrece información precisa sobre costes directos, indirectos, márgenes, etc.
• Facilita el control de costes de la empresa o negocio, aportando además información sobre su evolución, lo que comporta asimismo conocer qué hacer para incrementar el ahorro en cada uno de ellos.
• Facilita el establecimiento de políticas de precios por productos, clientes, líneas, etc., tanto para productos como para servicios.
• Favorece la decisión sobre la compra de activos productivos de la empresa.
• Permite cuantificar la aportación al resultado final de la empresa de cada producto, servicio, línea, departamento, etc.
• En definitiva, mejora la productividad, eficiencia y desarrollo del negocio.

¿Cómo implantar de manera sencilla la contabilidad de costes?

Antes que nada, debemos recordar que la contabilidad de costes, al contrario que la contabilidad general para las empresas sometidas a lo regulado por el Código de Comercio, no es obligatoria, aunque sí que es un recurso muy interesante para controlar el negocio, sin que para ello sea necesario destinar grandes recursos. Además, al contrario de lo que supone la contabilidad general para las empresas, que deben seguir a rajatabla lo establecido en el PGC, aquellos que opten por implantar una contabilidad analítica gozan de un amplio margen de maniobra, ya que al margen de unos principios generales, cada usuario establece unas pautas totalmente personalizadas, adoptando el modelo que mejor se adecua a la realidad su negocio.

Una buena manera de empezar es organizar los resultados en dos tipos de documentos:

1.- Apuntes individuales que reflejen las operaciones realizadas, sus importes, etc., que resulten de los libros contables o en su defecto del registro de ingresos y gastos del empresario individual, si es que no está obligado a llevar contabilidad

2.- La información de los costes de la empresa o del empresario individual para uso exclusivamente interno.

Resulta obvio añadir que uno de los aspectos más importantes es tener actualizada la contabilidad de costes, para que la toma de decisiones siempre esté basada en los números reales de la empresa o del empresario.

En general, tanto las pymes como los autónomos, utilizan sistemas sencillos de contabilidad de costes para analizar principalmente sus costes y margen de beneficios por departamentos (producción, comercial, administración, etc.), o por líneas de actividad (productos o servicios A, B y C). En base a esta información la pyme o el autónomo podrán saber el valor relativo que aporta cada departamento en su empresa, así como el rendimiento de los principales productos. En ambos casos será necesario poder asignar las facturas de ingresos y costes a esos departamentos o líneas de actividad. Para ello será necesario disponer de un programa avanzado de gestión (software de contabilidad, ERP, TPV para comercios o similar), que permita esa asignación o bien un software de facturación y contabilidad más sencillo que permita la exportación de las facturas a Excel u hoja de cálculo para realizar ahí la asignación y el tratamiento de los datos.

Evidentemente, será necesario asignar los costes de personal a cada departamento o línea de actividad. Esto será especialmente complicado en los pequeños negocios, ya que a menudo una misma persona trabaja en varios departamentos y su labor redunda en varios productos, proyectos, etc.

Aunque existen distintas soluciones de software, incluso en la nube para intranets empresariales y para gestión de proyectos que incorporan soluciones para recoger de manera lo más sencilla posible este seguimiento, debemos remarcar que también se puede realizar de una forma más artesanal con plantillas en hoja de cálculo donde se recojan los diferentes tipos de coste. Así, es preciso realizar una primera división funcional entre:

• Costes fijos, asociados a la administración de los negocios y no cambian en función de los volúmenes de trabajo, por ejemplo, el coste de alquiler de una nave.
• Costes variables, relacionados con el trabajo productivo y varían en función del volumen de producción, como por ejemplo el coste de la materia prima para fabricar el producto.

Hay que destacar que cada vez se emplean más las denominaciones costes directos e indirectos en lugar de costes fijos y variables.

En segundo lugar, hay que conocer el coste estándar, que es el resultado de dividir los costes fijos por la cantidad de bienes producidos. La adición de los costes variables sirve para determinar el coste unitario del bien producido. Estos cálculos facilitan la asignación de costes por unidades y obtención de resultados y márgenes por cada línea de actividad y unidad de coste.

Finalmente, debemos indicar que, para realizar un correcto análisis de los costes, éstos deben tener un adecuado detalle. Nosotros proponemos el siguiente como punto de partida, que después cada empresa o autónomo puede adaptar a las características de su modelo de negocio:

Departamento de asignación de los costes

• Producción y servicios

Actividades llevadas a cabo

• Producción / fabricación, comercialización y marketing, administración, financiación, etc.

Elementos de coste de un producto

• Materiales (directos e indirectos)
• Mano de obra (directa e indirecta)
• Costes indirectos de fabricación

Relación con el volumen

• Costes variables, fijos y mixtos (semivariables y escalonados).

Periodo de cargo al ingreso

• Costes del producto y periodo.

Relación con la planificación, el control y las decisiones

• Estándares y presupuestados, controlables y no controlables, fijos comprometidos y fijos discrecionales, relevantes e irrelevantes, diferenciales, de oportunidad y de cierre de planta

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.