Terminis per a la legalització de llibres i dipòsit de comptes anuals

Recordi que enguany com a conseqüència de la COVID-19, el termini per a la LEGALITZACIÓ DE LLIBRES oficials corresponents a l’exercici 2019 serà fins al 30 de setembre de 2020, perquè s’ha determinat com a data teòrica de tancament de l’exercici social l’1 de juny de 2020 i per tant el termini de legalització s’estén quatre mesos després d’aquesta data. El termini per al DIPÒSIT DE COMPTES ANUALS s’estén fins al 30 de novembre, i el termini per a la formulació serà fins al 31 d’agost i fins al 31 d’octubre per a la seva aprovació. Quant a la celebració de la junta i com a mesura extraordinària per la situació viscuda, es podran celebrar per videoconferència amb totes les persones que tinguin el dret d’assistència.

L’informem que amb efectes des del passat 28 de maig de 2020, s’ha provat el Reial decret llei 19/2020, de 26 de maig, pel qual s’adopten mesures complementàries en matèria agrària, científica, econòmica, d’ocupació i Seguretat Social i tributàries per pal·liar els efectes de la COVID-19, en el qual s’inclouen mesures que afecten els comptes anuals, i s’estableix un nou termini per a la formulació i aprovació dels comptes anuals de l’exercici 2019.

Nou termini per a la formulació i aprovació dels comptes anuals 2019

Doncs bé, el Reial decret llei 19/2020 estableix que el termini de tres mesos per formular els comptes anuals i altres documents legalment obligatoris es computarà des de l’1 de juny de 2020 (i no des de la finalització de l’estat d’alarma). D’altra banda, es redueix a dos mesos el termini per aprovar els comptes anuals des que finalitza el termini per a la seva formulació.

A més, encara que no es considera expressament en la nova norma, l’1 de juny també s’inicia el termini de quatre mesos per a la legalització de llibres, d’acord amb la interpretació que va realitzar la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública en la seva resolució de 10 d’abril de 2020 sobre l’impacte que en relació a la legalització dels llibres d’empresaris resulta de l’article 40 del Reial decret llei 8/2020.

Tenint en compte l’anterior, el Registre Mercantil, el 28 de maig de 2020, va publicar una nota en la seva pàgina web sobre la legalització dels llibres i el dipòsit dels comptes corresponents a l’exercici tancat el 31 de desembre de 2019, en la qual diu que d’acord amb la disposició final 8a del Reial decret llei 19/2020, de 26 de maig (BOE 27-05-2020) que ha modificat els apartats 3 i 5 de l’article 40 del Reial decret llei 8/2020, quan per efectuar la presentació en termini de la legalització dels llibres i dels dipòsits de comptes anuals, seran els següents:

• Formulació de comptes anuals: s’estableix un termini de tres mesos des del dia 1 de juny per formular els comptes anuals de l’exercici 2019. En conseqüència la data límit per a la formulació de comptes anuals seria el 31 d’AGOST de 2020.

Sense perjudici de l’anterior, serà vàlida la formulació dels comptes anuals dins del període de l’estat d’alarma.

• Data màxima per presentar en termini la legalització dels llibres: 30 de SETEMBRE de 2020.       
• Data màxima per celebrar la junta general ordinària que aprova els comptes i l’aplicació del resultat: 31 d’OCTUBRE de 2020.

Atenció. A partir de la convocatòria de la junta general, qualsevol soci podrà obtenir de la societat, de manera immediata i gratuïta, els documents que han de ser sotmesos a la seva aprovació, així com l’informe de gestió i l’informe de l’auditor de comptes si n’hi hagués.

• Data màxima per presentar en termini el dipòsit dels comptes anuals: un MES des del dia en què s’hagi celebrat la junta d’aprovació de comptes anuals 31 d’octubre (en cas d’exhaurir terminis i que se celebri la junta en data 31 d’octubre) la data màxima serà el 30 de NOVEMBRE de 2020.

Quant a la celebració de la junta i com a mesura extraordinària per la situació viscuda, es podran celebrar per videoconferència amb totes les persones que tinguin el dret d’assistència.

Atenció. El 30 de novembre de 2020 es la data límit per dipositar els comptes anuals de 2019 en termini sempre que l’aprovació dels comptes s’hagués realitzat l’últim dia del termini fixat, això és, el 31 d’octubre de 2020, dos mesos després d’acabar el termini de tres mesos per formular els comptes anuals.

Els comptes anuals

Els comptes anuals comprendran: 

• El balanç
• El compte de pèrdues i guanys
• Un estat que reflecteixi els canvis en el patrimoni net de l’exercici (ECPN)
• Un estat de fluxos d’efectiu (EFE)
• La memòria

Són documents que formen una unitat i han de ser redactats amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i els resultats de l’empresa de conformitat amb les disposicions legals. Així en la comptabilització de les operacions s’atendrà la seva realitat econòmica i no sols a la seva forma jurídica.

Atenció. En l’ordenament comptable actual, l’estat de fluxos d’efectiu NO RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format pime o abreujat; mentre l’estat de canvis en el patrimoni net (ECPN), que amb l’aprovació del PGC resultava obligatori, a partir de l’1 de gener de 2016, amb la reforma comptable introduïda pel Reial decret 602/2016, de 2 de desembre, TAMPOC RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format pime o abreujat.

Informació a tenir en compte respecte al dipòsit de comptes anuals

• Els certificats de l’acta de junta no han de ser manipulats després d’haver estat signats per la persona corresponent. Tots els fulls que componen el dipòsit de comptes anuals han d’estar signats. La data d’expedició ha de ser igual a la data de l’empremta digital generada per identificar el dipòsit.
• Les societats que disposin d’un codi LEI d’identificació n’hauran de fer constància en la informació general.
• Els comptes anuals de les societats inscrites en el registre de prestadors de serveis a tercers que no emplenin els documents seran classificats com a defectuosos.
• Si en el certificat de l’acta de la junta consta que s’acompanya a dipòsit el document corresponent a l’estat de canvis sobre patrimoni net, s’exigirà que s’aporti per al seu dipòsit.
• Si es presenta de manera física, el document ha d’anar signat i amb la data corresponent.

Qui té l’obligació de presentar els comptes anuals?

Els administradors de la societat, que han de presentar en el Registre Mercantil del domicili social la certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, d’aplicació del seu resultat, així com, en el seu cas, l’informe de gestió i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria o s’hagués acordat a petició de la minoria.

Els comptes anuals són objecte de publicitat i qualsevol pot consultar-los i obtenir informació del Registre Mercantil de tots els documents dipositats.

Atenció. Els administradors de la societat són els qui tenen l’obligació de convocar la junta de socis a la qual sotmetre l’aprovació dels comptes i, una vegada aprovats, dur a terme el seu posterior dipòsit davant el Registre Mercantil en el mes següent.

I amb el compliment d’aquest requisit de donar publicitat als comptes anuals acaba el cicle que hem de realitzar cada any, a més de la legalització dels llibres oficials. 

Qui ha de presentar la declaració de titularitat real?

Totes les persones jurídiques domiciliades a Espanya que dipositin comptes en el Registre Mercantil. Excepte les societats que cotitzin en un “mercat regulat”.

Si no es dipositen els comptes

Si diposita els comptes més tard, la seva empresa podrà ser objecte de les següents sancions:

• Una multa d’entre 1.200 i 60.000 euros. L’import concret es determinarà en funció de les partides de l’actiu i de la xifra de vendes declarades en l’últim impost sobre societats. Si l’empresa (o el grup d’empreses) té un volum de facturació anual de més de 6 milions d’euros, l’import màxim de la multa pot arribar a ser de 300.000 euros.
• A més, si passa un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes anuals, el Registre Mercantil quedarà “tancat” per a la seva empresa. És a dir, fins que no els dipositi, no podrà inscriure la majoria d’acords de la societat (per exemple, una escriptura de canvi de domicili o d’ampliació de capital).

Atenció. Si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, el tancament registral es podrà evitar si aquesta circumstància s’acredita amb la certificació de l’òrgan d’administració expressant la causa de la falta d’aprovació. Si aquesta situació persisteix, s’ha de presentar la certificació cada 6 mesos.

No obstant això, encara que passi un any sense que la seva empresa presenti els comptes anuals, sí que podrà inscriure en el Registre Mercantil determinats documents: el cessament de l’administrador, una revocació de poders, la dissolució de la societat i el nomenament de liquidadors.

A més, en cas d’incomplir amb la seva obligació de presentar els comptes anuals en el Registre Mercantil del domicili social, al mes següent de la seva aprovació, els administradors estarien  incomplint la legislació vigent amb les següents conseqüències:

• No es permetrà la inscripció de cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi, amb el que entre altres coses no es podran nomenar administradors, ni atorgar poders, fins que  no estiguin dipositats els comptes.
• En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la diligència deguda d’un empresari ordenat  i en conseqüència si s’origina un mal a la societat, tant la societat com els socis o un tercer podrien reclamar els danys causats a la societat per aquest. A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si hi estigués obligat, o la falta de dipòsit en el Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.
• Pot arribar fins i tot a existir responsabilitat penal en cas de cometre conductes fraudulentes com ara falsificar els comptes anuals, tal com estableix l’article 290 del Codi Penal.

Atenció. Quan una societat no està obligada a auditar-se, els socis que representin almenys un 5% del capital (per si sols o agrupats) poden sol·licitar al registrador que nomeni un auditor perquè revisi els comptes. La sol·licitud s’ha de realitzar abans que hagin transcorregut 3 mesos des del tancament de l’exercici els comptes del qual s’auditaran.

Com sempre estarem a la seva disposició per ampliar la informació que necessiti, i realitzar els tràmits preceptius que sol·licitin.

JDA/SFAI