Retencions del treball: comunicació de dades del perceptor de rendes del treball al seu pagador o de la variació de les dades prèviament comunicades (Model 145)

Li recordem que cada vegada que un treballador comença a treballar en la seva empresa, vostè li ha de demanar que empleni el model 145, indicant quines són les seves dades personals i familiars. Aquesta informació li servirà a la seva empresa per a calcular la retenció que haurà de practicar-li en la nòmina.

A més, hauria d’informar els seus empleats que si en el futur canvia alguna de les circumstàncies que li havien comunicat inicialment, també l’hi hauran de comunicar mitjançant el model 145.

Per a obtenir la previsió d’ingressos d’un treballador, computi el seu salari fix anual i la retribució variable que previsiblement percebrà. Computi com a mínim el variable de l’any anterior, tret que existeixin elements objectius que acreditin que enguany serà inferior. Afegeixi també els salaris en espècie.

Model 145

Per saber la situació familiar dels seus empleats, demani’ls que completin i li lliurin el model 145 de comunicació de dades del perceptor de rendes del treball al seu pagador o de la variació de les dades prèviament comunicades. Si un empleat ja li va lliurar aquest model anteriorment (per exemple, quan va signar el contracte de treball) no és imprescindible que cada any li’l torni a lliurar, excepte si es modifiquen les seves circumstàncies personals. No obstant això, perquè la seva empresa tingui sempre les dades actualitzades, el millor és que cada mes de gener sol·liciti a la seva plantilla que li lliuri aquest model emplenat.

Atès que molts treballadors obliden realitzar aquesta comunicació, és convenient que al gener els ofereixi la possibilitat d’emplenar un model 145 per a informar aquells canvis produïts l’any anterior i que encara no hagin comunicat. Encara que aquest oferiment no és obligatori -són ells els qui han de comunicar els canvis-, tots en sortiran beneficiats:

• Si els canvis suposen un tipus de retenció menor, els seus treballadors rebran un net més elevat cada mes. I si suposen un augment, evitaran les sancions que els pot imposar Hisenda per no comunicar aquests canvis a l’empresa.

• D’altra banda, la seva empresa evitarà que els seus treballadors li comuniquin els canvis que van tenir lloc l’any anterior en un altre moment (per exemple, a meitat d’any), la qual cosa l’obligaria a recalcular el tipus de retenció establert al gener.

Atenció. Influeixen en el tipus de retenció aplicable, per exemple, el nombre de fills del treballador, si s’ha reconegut un grau de discapacitat, o si l’empleat ha quedat obligat per resolució judicial a satisfer una pensió compensatòria al seu cònjuge o anualitats per aliments en favor dels fills.

Conservi el 145. Calculi sempre la retenció segons les dades facilitades pels seus empleats (fins i tot encara que sàpiga que són incorrectes), i conservi el model 145 signat. Així, en cas de comprovació, la seva empresa podrà acreditar que ha actuat correctament.

La comunicació de les dades relatives a la situació personal i familiar del perceptor, s’haurà d’efectuar amb anterioritat al primer dia de cada any natural o de l’inici de la relació laboral, considerant la situació que previsiblement hagi d’existir en aquestes dates. El pagador haurà de conservar a la disposició de l’Administració Tributària, amb les comunicacions presentades pels perceptors, els documents que s’hagin aportat.

La falta de comunicació al pagador de les circumstàncies personals i familiars, així com de la realització de pagaments que influeixen en la determinació del tipus de retenció, determinarà que li aplicarà el tipus de retenció corresponent sense tenir en compte aquestes circumstàncies.

Si el treballador no vol revelar la seva situació personal (ni en el moment de ser contractat, ni més endavant) i no presenta el model 145, la seva empresa haurà de calcular el seu tipus de retenció com si fos solter i sense càrregues familiars ni de cal altra mena (és a dir, com si no tingués dret a cap incentiu en l’IRPF).

Atenció. La inclusió de dades falses, incompletes o inexactes en aquesta comunicació, així com la falta de comunicació de variacions que, en cas de ser conegudes pel pagador, haguessin determinat una retenció superior, constitueix infracció tributària sancionable amb multa del 35 al 150% de les quantitats que s’haguessin deixat de retenir per aquesta causa. 

El moment en el qual el treballador haurà de comunicar el canvi de les seves circumstàncies personals o familiars serà diferent segons el cas. D’aquesta manera, el treballador haurà d’informar-lo en el termini de 10 dies des que es produeixi el canvi en les seves circumstàncies si es donen els dos següents requisits al mateix temps:

• Quan el canvi suposi un augment del tipus de retenció aplicable.
• Quan per a aquest canvi la llei hagi previst que és possible regularitzar el tipus de retenció a meitat d’any.