Quins requisits han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals?

Com ja l’hem anat informant, entre les novetats introduïdes per la Llei 11/2021, de mesures contra el frau fiscal, i amb efectes des de l’11 d’octubre de 2021, s’inclou la prohibició del programari comptable de doble ús que permet manipular la comptabilitat en les empreses i autònoms.

D’aquesta manera, des de l’11 d’octubre de 2021, els productors, comercialitzadors i usuaris estan obligats a utilitzar programari comptable, de facturació i de gestió que no permeti alteracions i ocultació de dades. Aquests programes a més hauran de comptar amb un certificat que així ho acrediti atorgat pel Ministeri d’Hisenda.

Els programes de doble ús permeten portar una doble comptabilitat. Els més desenvolupats admeten fins i tot la possibilitat d’emetre tiquets amb l’import íntegre d’una compra, però sense que aquesta quedi reflectida en la comptabilitat oficial.

L’ús d’aquesta mena de programes s’ha estès al llarg dels anys, de manera que és difícil precisar la quantia dels recursos que han deixat de pagar “impostos”. No obstant això, s’estima que l’ús del programari de doble ús produeix unes pèrdues d’ingressos públics de diversos milers de milions d’euros.

Hisenda calcula que fins a 200.000 milions d’euros són ocultats a l’Agència Tributària mitjançant la utilització d’aquests programes que permeten crear una caixa B amb la qual evadir impostos.

Els més habituals són coneguts amb el nom de Phantomware que és un programari ocult instal·lat en el TPV. L’empresari accedeix al programa prement un botó o introduint una combinació de tecles.

Un altre dels més usats, es denomina Zipper. En aquest cas es tracta d’un programa extern que s’emmagatzema en dispositius extraïbles, com a CD i USB

A partir d’ara ha de posar el focus no sols en la legalitat dels registres comptables i de les factures emeses com era i és habitual sinó també en el programa que utilitzen per portar aquests registres. No obstant això, tingui en compte que la modificació legal també indica que “Constitueix infracció tributària la tinença dels sistemes o programes informàtics o electrònics que no s’ajustin als requisits tècnics, si no estan degudament certificats quan ho han d’estar per disposició reglamentària o quan s’hagin alterat o modificat els dispositius certificats”.

Desenvolupament reglamentari dels requisits tècnics

La Llei 11/2021, de mesures contra el frau fiscal, no especificava els requisits tècnics que haurien de complir aquests programes i sistemes informàtics. Per introduir més seguretat, el legislador habilitava el seu desenvolupament reglamentari amb la finalitat de complementar-la i introduir paràmetres objectius que puguin definir quan s’incompleixen els requisits que s’hi estableixen.

Doncs bé, el Ministeri d’Hisenda ha publicat el projecte de reial decret que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics de facturació d’empresaris i professionals i l’estandardització de formats dels registres de facturació. A aquest efecte, s’estableixen unes directrius que han de seguir els sistemes i programes informàtics utilitzats pels contribuents, que després seran desenvolupats per la corresponent ordre ministerial.

Entre els principals objectius d’aquest nou reglament es troben:

· Potenciar les empreses més petites perquè millorin la seva adaptació a un entorn cada vegada més digitalitzat en un termini raonable.

· Desenvolupar els requisits necessaris per assegurar la integritat de les dades de facturació registrades, en compliment de la nova obligació formal de no utilitzar programari de doble ús en l’article 29.2.j) de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària (LGT), en la redacció afegida per la Llei 11/2021.

· Afavorir la col·laboració activa contra els incompliments fiscals, donant la possibilitat que els consumidors finals o destinataris de les factures en el nou sistema, remetin a l’Administració Tributària cada factura completa o simplificada que rebin.

Obligats al compliment d’utilitzar programari que no permeti modificacions

Aquest reglament s’aplicarà als sistemes informàtics que suportin els processos de facturació de les operacions corresponents a l’activitat dels qui desenvolupin activitats econòmiques.

Serà aplicable als productors i comercialitzadors dels sistemes informàtics i als següents obligats tributaris que utilitzin sistemes informàtics de facturació, encara que només els usin per a una part de la seva activitat:

a) Contribuents de l’impost sobre societats. Estan excloses les entitats exemptes i les parcialment exemptes (aquestes últimes només respecte de les rendes exemptes).

b) Contribuents de l’IRPF que desenvolupin activitats econòmiques.

c) Contribuents de l’IRNR que obtinguin rendes mitjançant establiment permanent.

d) Entitats en règim d’atribució de rendes que desenvolupin activitats econòmiques.

L’article 4 del present reglament exclou de la seva aplicació:

• a les obligacions establertes als qui tributin sota el règim especial de l’agricultura, ramaderia i pesca de l’IVA;
• a les operacions per les quals l’obligació d’expedir factura s’entengui complerta mitjançant l’expedició del rebut, a les quals s’aplica règim d’equivalència i règim simplificat i no s’expedeixi factura;
• a determinats lliuraments d’energia elèctrica; i
• a les documentades en factures per operacions realitzades a través d’establiments permanents que es trobin a l’estranger.

Es pot sol·licitar la no aplicació temporal d’aquest reglament en cas que es donin les circumstàncies descrites en l’article 5, per evitar pertorbacions en el desenvolupament d’activitats econòmiques o si s’aprecien circumstàncies tècniques excepcionals.

Característiques i requisits dels sistemes informàtics que suportin els processos de facturació

Els sistemes informàtics regulats en el present reglament hauran de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació, complint els següents requisits:

• Han de generar un registre de facturació d’alta, per cada lliurament de béns o prestació de serveis, de manera simultània o immediatament anterior a l’expedició de la factura.

• Han de tenir capacitat de remetre informació a l’Administració Tributària dels registres de facturació de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent.

• Les dades de facturació registrades, han de quedar protegits, de manera que no puguin ser alterats.

• La rectificació o anul·lació de les dades registrades s’ha de realitzar mitjançant almenys un registre de facturació addicional posterior, conservant inalterables les dades originalment registrades.

• Han de permetre a l’Administració Tributària l’accés immediat i, si és el cas, extracció de les dades registrades.

• Han de proporcionar funcionalitats que permetin el seguiment de les dades registrades de manera clara i fiable.

• Les dades registrades s’hauran de trobar correctament datades, indicant el moment en què s’efectua el registre.

• Han de permetre la traçabilitat de les dades en els casos de descàrrega, bolcat i emmagatzematge dels registres.

• Han de conservar tots els registres de facturació generats pel mateix sistema informàtic.

• Han de comptar amb un registre d’esdeveniments que reculli automàticament totes les interaccions: operacions realitzades, arrencada i parada, l’entrada i sortida d’usuaris, errors produïts, instal·lació i actualitzacions. Aquest registre d’esdeveniments s’haurà de conservar fins al període de prescripció de les obligacions tributàries.

• Els manuals d’utilització del sistema informàtic contemplaran totes les seves funcionalitats del sistema informàtic, estaran en un idioma oficial del territori d’ús i a la disposició de l’usuari i de l’Administració Tributària.

• Han de dissociar la informació amb transcendència tributària de la possible informació confidencial de caràcter no patrimonial, de manera que l’Administració Tributària pugui accedir directament a la informació amb transcendència tributària.

Usuaris dels sistemes informàtics

Els obligats tributaris que utilitzin sistemes informàtics per al compliment de l’obligació de facturació podran utilitzar un sistema informàtic que compleixi amb els requisits establerts en la LGT i en aquest reglament o utilitzar l’aplicació informativa que posi a disposició l’Administració Tributària.

Es podrà fer servir un mateix sistema informàtic per part de diversos obligats tributaris en l’exercici de la seva activitat econòmica sempre que els registres de facturació de cada obligat tributari es trobin diferenciats.

Registres de facturació

Els obligats tributaris que utilitzin sistemes informàtics per al compliment de l’obligació de facturació, hauran de generar un registre de facturació d’alta de manera simultània o immediatament anterior a l’expedició de la factura, que haurà de tenir el contingut detallat en l’article 10 d’aquest reglament. La disposició addicional primera del reglament regula el contingut del registre de facturació d’alta en cas de factura simplificada.

S’haurà de generar un registre de facturació d’anul·lació quan s’hagi emès erròniament una factura i sigui per tant necessari anul·lar el seu corresponent registre de facturació d’alta, i tindrà el contingut contemplat en l’article 11 d’aquest reglament.

Els sistemes informàtics hauran d’afegir una petjada o hash als registres de facturació d’alta i d’anul·lació. Aquests registres hauran de ser signats electrònicament. La signatura electrònica no serà obligatòria per als sistemes informàtics que realitzin la remissió de tots els registres de facturació a l’AEAT segons s’indica en els articles 15 i 16 d’aquest reglament (remissió automàtica per mitjans electrònics dels registres a l’AEAT – Sistema d’emissió de factures verificables per remissió automàtica per mitjans electrònics dels registres a l’AEAT).

Certificació dels sistemes informàtics

La persona o entitat productora del sistema informàtic ha de certificar que el sistema informàtic compleix amb el que es disposa a l’article 29.2.j) de la LGT, en aquest reglament i en les especificacions que s’aprovin mitjançant ordre ministerial, mitjançant una declaració responsable que:

• Haurà de constar per escrit i de manera visible en el mateix sistema informàtic en cadascuna de les seves versions, així com per al client i el comercialitzador en el moment de l’adquisició del producte, i ser conservada durant el període de prescripció de les obligacions tributàries.

• Podrà ser sol·licitada pel client o per l’Administració Tributària a la persona o entitat productora o comercialitzadora del sistema informàtic.

Verificació del compliment de l’obligació per part de l’Administració Tributària

L’Administració Tributària podrà:

• Presentar-se al lloc on es trobi o s’utilitzi el sistema informàtic, exigir l’accés complet i immediat on resideixi el registre de les dades, les seves còpies segures, la seva descàrrega, bolcat o copiat, consulta i impressió, l’usuari, contrasenya i qualsevol altra clau de seguretat que fos necessària per a l’accés complet al sistema informàtic i a les seves dades.

• Requerir i obtenir còpia dels registres de facturació conservats.

• Requerir la informació necessària per verificar el compliment dels requisits dels sistemes informàtics dels productors o comercialitzadors de sistemes informàtics.

Remissió automàtica per mitjans electrònics dels registres a l’AEAT

D’acord amb el que es preveu en els articles 15 i 16 d’aquest reglament, es podran remetre voluntàriament a l’AEAT, de manera automàtica i segura per mitjans electrònics, tots els registres de facturació generats pels sistemes informàtics, la qual cosa suposarà la incorporació de la informació d’aquests registres als llibres de registre de vendes i ingressos, i d’ingressos dels obligats tributaris de l’IRPF i al llibre de registre de factures expedides de l’IVA.

Els sistemes informàtics que compleixin amb totes les obligacions regulades en aquest reglament i en les especificacions tècniques i que siguin utilitzats per l’obligat tributari per remetre efectivament per mitjans electrònics a l’AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent els registres de facturació generats tindran la consideració de “Sistemes d’emissió de factures verificables” o “Sistemes VERI*FACTU”. Aquests sistemes no tindran l’obligació de realitzar la signatura electrònica dels registres de facturació.

L’opció en l’ús dels “Sistemes d’emissió de factures verificables” es prolongarà, almenys, fins a la finalització de l’any natural en el qual s’hagi produït, de manera efectiva, el primer enviament dels registres de facturació i s’hagi obtingut la primera resposta d’acceptació formal per part de la seu electrònica de l’Agència Estatal d’Administració Tributària, en els termes de l’apartat 2 de l’article 15; i s’entendrà automàticament prorrogada tret que es renunciï de manera expressa.

Remissió d’informació per part del receptor de la factura

L’article 17 del reglament regula la possibilitat que el receptor de la factura, sigui empresari o bé consumidor final, proporcioni de manera voluntària una informació determinada a l’AEAT facilitant el codi identificatiu de caràcter alfanumèric o mitjançant la lectura del codi «QR» contingut en la factura amb un dispositiu amb capacitat per a la lectura del codi i de transmissió i recepció de dades. El mateix reglament indica que aquestes remissions d’informació no tindran la consideració de denúncies d’infraccions tributàries.

Agències de viatges i obligats al SII

En els casos previstos en la disposició addicional quarta del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, per a la facturació de determinades prestacions de serveis que en la seva realització intervenen agències de viatges actuant com a mediadores en nom i per compte d’altri, les presents obligacions corresponen a les agències de viatges que expedeixin les factures (disposició addicional segona del reglament).

Per als obligats tributaris els llibres de registres de l’IVA dels quals es porten a través de la seu electrònica de l’AEAT, les presents obligacions s’entendran complertes per mitjà de les especificacions tècniques que desenvolupen la gestió d’aquests llibres de registres (disposició addicional tercera del reglament).

Modificació del reglament que regula les obligacions de facturació

Es realitzen les corresponents adaptacions en el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, a conseqüència de la nova regulació establerta en aquest reial decret.

Contingut de les factures

Serà obligatòria, en tot cas, l’expedició en sèries específiques de les factures que s’expedeixin conforme al que es preveu en els articles 9, 10 i 11 del reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació (nou ordinal 6è en l’art. 6.1.a) RD 1619/2012).

En el cas de factures generades pels sistemes informàtics a què es refereix l’article 7è del reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació, s’haurà d’incloure:

1r Un codi identificatiu de caràcter alfanumèric i un codi «QR», formats d’acord amb les especificacions tècniques i funcionals que s’estableixin mitjançant ordre ministerial del titular del Ministeri d’Hisenda i Funció Pública.

2n Aquestes factures incorporaran la frase «Factura verificable en la seu electrònica de l’AEAT» o «VERI*FACTU» només en aquells casos en els quals el sistema informàtic realitzi la remissió de tots els registres de facturació a l’Agència Estatal d’Administració Tributària, conforme al que es disposa en els articles 15 i 16 del citat reglament (nova lletra q) en l’art. 6.1 RD 1619/2012).

Contingut de les factures simplificades

Es podran expedir factures simplificades mitjançant sèries separades de les que s’expedeixin conforme al que es preveu en els articles 9, 10 i 11 del reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació (nou número 5è en l’art. 7.1.a) del RD 1619/2012).

Es modifica la lletra i) de l’art. 7.1 RD 1619/2012, per exigir també els esments previstos en l’art. 6.1.q) en les factures simplificades.

Mitjans d’expedició de les factures

L’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura es presumirà acreditada quan s’hagi expedit utilitzant un sistema o programa informàtic de conformitat amb els requisits continguts al reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació (nou apartat 4 en l’art. 8 RD 1619/2012).

Sancions

Li recordem que l’incompliment d’aquesta obligació constituirà una infracció greu.

Qualsevol autònom que no actualitzi els seus programes informàtics d’acord amb la nova certificació aprovada pel Govern serà sancionat. És a dir, queda del tot prohibit l’ús de programes de comptabilitat de doble ús. Els professionals que els usin en el seu negoci, o encara no els hagin desinstal·lat, incorreran en multes de fins a 50.000 euros.

A més, aquesta sanció es podria triplicar en els casos en què s’ocultin ingressos i no es compleixin les especificacions tècniques assenyalades: els autònoms podrien incórrer en multes de fins a 150.000 euros per cada exercici econòmic en el qual s’hagin produït les vendes ocultes.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.