La importància de legalitzar els llibres comptables, d’actes i de socis de la compañía

Tot i l’obligació de tots els empresaris, com a norma general, de legalitzar els llibres comptables i societaris dins dels quatre mesos següents a la data de tancament de l’exercici social (article 26 i següents del Codi de Comerç i article 329 del Reglament del Registre Mercantil), són molts els que s’abstenen de fer-ho, bé per raons de confidencialitat de determinats aspectes de la gestió empresarial, o bé perquè no s’ha estipulat cap tipus de règim sancionador per la seva falta de legalització o per l’incompliment del termini.

Respecte a les raons de confidencialitat, cal recordar que els fitxers que continguin els llibres remesos telemàticament per a la seva legalització, en tant que fitxers temporals, es presenten amb l’única finalitat de dur a terme la seva legalització, seran objecte d’esborrat immediatament, una vegada que el registrador hagi expedit la certificació de legalització. El registrador mercantil només podrà emetre publicitat formal sobre si s’ha practicat o denegat la legalització dels llibres, però mai sobre el contingut dels mateixos (Instrucció d’1 de juliol de 2015, de la DGRN).

No és possible la conservació en el Registre Mercantil d’un exemplar o còpia dels fitxers presentats a legalització, de manera que les empreses han de conservar una còpia informàtica d’idèntic contingut i format dels fitxers corresponents als llibres presentats a legalitzar.

A més, quan interessi a l’empresari per raons de major confidencialitat i de seguretat dels arxius, podrà xifrar els fitxers de manera que el seu contingut resulti inaccessible al personal del Registre, generant-se una clau secreta que l’interessat haurà de custodiar.

Per tant, en cap cas la legalització significa una publicitat de la comptabilitat, de les Actes o dels socis d’una societat, sinó que el registrador únicament conserva el “hash” o algoritme generat pel fitxer a fi de que pugui acreditar-se, fins i tot en judici, que el llibre es va legalitzar en certa data.

Pel que fa a la manca d’existència d’un règim sancionador per la falta de legalització dels llibres, si bé és cert que no hi ha una sanció econòmica, la legalització dels llibres té valor probatori internament i davant de tercers, organismes públics i tribunals. Si els llibres no han estat legalitzats, el seu contingut no té valor probatori.

L’incompliment d’aquesta obligació és responsabilitat de l’òrgan d’administració i trasllada a aquest la càrrega de la prova respecte d’una falta de diligència i prudència deguda, i pot tenir incidència en la qualificació culpable en un concurs de creditors.

Per tot això, aconsellem la legalització en temps i forma dels llibres societaris i comptables, no només perquè estem davant d’una obligació legal sinó també perquè els mateixos tinguin valor probatori davant els tribunals i / o organismes públics.

Mireia Pairó

Abogada JDA/SFAI