La comptabilitat de costos: una eina útil per a les empreses

Com ja sabrà, la comptabilitat de costos permet calcular a l’empresa el cost de fabricar un producte o prestar un servei. Així, li és molt més simple planificar recursos, rendibilitzar processos i, en definitiva, prendre decisions de manera encertada i sense caure en errors. A més, li permet dissenyar estratègies comercials, com pagar comissions o aplicar descomptes.

En definitiva, va un pas més enllà del que mostra la comptabilitat general regulada pel Pla General Comptable (PGC), on el Compte d’Explotació es limita a indicar si la teva empresa ha donat beneficis o pèrdues d’una forma global.

A continuació, assenyalarem els aspectes més destacats de com funciona aquesta modalitat de comptabilitat.

En què consisteix la comptabilitat analítica?

En realitat, no és una comptabilitat a l’ús, és a dir, no és cap sistema d’assentament de partida doble, sinó més aviat es podria definir com un conjunt de tècniques que permeten analitzar la forma en què es distribueixen els costos i ingressos d’una activitat, per donar com a resultat una informació d’ús intern que facilita la presa de decisions per part de l’empresa o de l’empresari individual. I això és així perquè ajuda a distribuir les despeses i ingressos per línia de negoci, producte, client, unitat productiva, departament, etc., que permet calcular de manera autònoma i separada els resultats concrets de cadascun d’ells.

Diferències entre comptabilitat analítica i comptabilitat financera

Ja s’ha comentat que l’una i l’altra són diferents. Així, mentre que la comptabilitat financera és obligatòria i de caràcter extern, la comptabilitat de costos no és obligatòria i és d’ús intern per a l’empresa. Els principals punts que les distingeixen són els següents:

• La comptabilitat analítica no és obligatòria ni es regeix per cap llei específica, mentre que la comptabilitat financera està subjecta a la regulació mercantil i al PGC.
• La comptabilitat financera és de caràcter extern i més general que l’analítica. Per part seva, la comptabilitat analítica ajuda a especificar la rendibilitat d’un projecte concret respecte a la resta dels que hi ha a l’empresa.
• La comptabilitat financera és un dels aspectes clau a l’hora de dur a terme les relacions de l’empresa amb tercers (clients, proveïdors, Hisenda…), mentre que la comptabilitat analítica se centra a proporcionar informació enfocada a la presa de decisions internes.
• L’objectiu de la comptabilitat financera és obtenir els estats financers del negoci amb caràcter general, mentre que l’analítica se centra en els resultats detallats d’una àrea en particular.
• La comptabilitat analítica es caracteritza perquè té una orientació més a llarg termini i de futur que la comptabilitat financera.

Quins avantatges ofereix portar una comptabilitat de costos per a empreses i autònoms?

Són molts els motius pels quals resulta aconsellable portar una comptabilitat analítica. Entre els seus principals avantatges podem destacar els següents:

• En poder determinar de forma individualitzada els costos, ajuda a decidir si és millor o no el llançament d’un nou producte.
• Permet potenciar o per contra tancar línies de negoci, en funció del seu rendiment.
• Ofereix informació precisa sobre costos directes, indirectes, marges, etc.
• Facilita el control de costos de l’empresa o negoci, aportant a més informació sobre la seva evolució, la qual cosa comporta així mateix conèixer què fer per incrementar l’estalvi en cadascun d’ells.
• Facilita l’establiment de polítiques de preus per productes, clients, línies, etc., tant per a productes com per a serveis.
• Afavoreix la decisió sobre la compra d’actius productius de l’empresa.
• Permet quantificar l’aportació al resultat final de l’empresa de cada producte, servei, línia, departament, etc.
• En definitiva, millora la productivitat, eficiència i desenvolupament del negoci.

Com implantar de manera senzilla la comptabilitat de costos?

Primer de tot, hem de recordar que la comptabilitat de costos, al contrari que la comptabilitat general per a les empreses sotmeses al regulat pel Codi de Comerç, no és obligatòria, encara que sí que és un recurs molt interessant per controlar el negoci, sense que per a això sigui necessari destinar grans recursos. A més, al contrari del que suposa la comptabilitat general per a les empreses, que han de seguir rigorosament el que s’estableix al PGC, aquells que optin per implantar una comptabilitat analítica gaudeixen d’un ampli marge de maniobra, ja que al marge d’uns principis generals, cada usuari estableix unes pautes totalment personalitzades, adoptant el model que millor s’adequa a la realitat del seu negoci.

Una bona manera de començar és organitzar els resultats en dos tipus de documents:

1.- Anotacions individuals que reflecteixin les operacions realitzades, els seus imports, etc., que resultin dels llibres comptables o en defecte d’això del registre d’ingressos i despeses de l’empresari individual, si és que no està obligat a portar comptabilitat

2.- La informació dels costos de l’empresa o de l’empresari individual per a ús exclusivament intern.

Resulta obvi afegir que un dels aspectes més importants és tenir actualitzada la comptabilitat de costos, perquè la presa de decisions sempre estigui basada en les xifres reals de l’empresa o de l’empresari.

En general, tant les pimes com els autònoms, utilitzen sistemes senzills de comptabilitat de costos per analitzar principalment els seus costos i marge de beneficis per departaments (producció, comercial, administració, etc.), o per línies d’activitat (productes o serveis A, B i C). Sobre la base d’aquesta informació la pime o l’autònom podran saber el valor relatiu que aporta cada departament a la seva empresa, així com el rendiment dels principals productes. En tots dos casos serà necessari poder assignar les factures d’ingressos i costos a aquests departaments o línies d’activitat. Per a això serà necessari disposar d’un programa avançat de gestió (programari de comptabilitat, ERP, TPV per a comerços o similar), que permeti aquesta assignació o bé un programari de facturació i comptabilitat més senzill que permeti l’exportació de les factures a excel o full de càlcul per realitzar aquí l’assignació i el tractament de les dades.

Evidentment, serà necessari assignar els costos de personal a cada departament o línia d’activitat. Això serà especialment complicat en els petits negocis, ja que sovint una mateixa persona treballa en diversos departaments i la seva labor redunda en diversos productes, projectes, etc.

Encara que existeixen diferents solucions de programari, fins i tot en el núvol per a intranets empresarials i per a gestió de projectes que incorporen solucions per recollir de manera tan senzilla com sigui possible aquest seguiment, hem de remarcar que també es pot realitzar d’una forma més artesanal amb plantilles en full de càlcul on es recullin els diferents tipus de cost. Així, cal realitzar una primera divisió funcional entre:

• Costos fixos, associats a l’administració dels negocis i no canvien en funció dels volums de treball, per exemple, el cost de lloguer d’una nau.
• Costos variables, relacionats amb el treball productiu i varien en funció del volum de producció, com per exemple el cost de la matèria primera per fabricar el producte.

Cal destacar que cada vegada s’empren més les denominacions costos directes i indirectes en lloc de costos fixos i variables.

En segon lloc, cal conèixer el cost estàndard, que és el resultat de dividir els costos fixos per la quantitat de béns produïts. L’addició dels costos variables serveix per determinar el cost unitari del bé produït. Aquests càlculs faciliten l’assignació de costos per unitats i l’obtenció de resultats i marges per cada línia d’activitat i unitat de cost.

Finalment, hem d’indicar que, per realitzar una correcta anàlisi dels costos, han d’estar detallats de forma adequada. Nosaltres proposem el següent com a punt de partida, que després cada empresa o autònom pot adaptar a les característiques del seu model de negoci:

Departament d’assignació dels costos

• Producció i serveis

Activitats dutes a terme

• Producció / fabricació, comercialització i màrqueting, administració, finançament, etc.

Elements de cost d’un producte

• Materials (directes i indirectes)
• Mà d’obra (directa i indirecta)
• Costos indirectes de fabricació

Relació amb el volum

• Costos variables, fixos i mixtes (semi variables i escalonats).

Període de càrrec a l’ingrés

• Costos del producte i període.

Relació amb la planificació, el control i les decisions

• Estàndard i pressupostats, controlables i no controlables, fixos compromesos i fixos discrecionals, rellevants i irrellevants, diferencials, d’oportunitat i de tancament de planta.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.