Dipòsit dels comptes anuals de l’exercici 2020

Els comptes anuals hauran de ser aprovats per la junta general ordinària, que ha de ser prèviament convocada a aquest efecte, per reunir-se en els 6 primers mesos de l’exercici, per a, si escau, aprovar la gestió social, els comptes de l’exercici anterior i resoldre sobre l’aplicació del resultat.

Atenció. Ara que s’acosten les dates en què s’han de dipositar els comptes anuals al Registre, recordi la importància d’aquest tràmit, perquè el seu incompliment fins i tot pot comportar una sanció.

Qui té l’obligació de presentar els comptes anuals?

Els administradors de la societat, que han de presentar al Registre Mercantil del domicili social la certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, d’aplicació del seu resultat, així com, en el seu cas, l’informe de gestió i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria o se n’hagués acordat la realització a petició de la minoria.

Els comptes anuals són objecte de publicitat i qualsevol pot consultar-los i obtenir informació del Registre Mercantil de tots els documents dipositats.

Atenció. Els administradors de la societat són els qui tenen l’obligació de convocar la junta de socis a la qual s’ha de sotmetre l’aprovació dels comptes i, una vegada aprovats, dipositar-los davant el Registre Mercantil en el mes següent.

I amb el compliment d’aquest requisit de donar publicitat als comptes anuals s’acaba el cicle que hem de realitzar cada any, a part de la legalització dels llibres oficials, que de manera telemàtica cal presentar en els primers quatre mesos de l’any.

Formes de presentació dels comptes anuals

1. En suport paper

2. En suport digital, en format ZIP en CD o DVD

3. De forma telemàtica, que és el mitjà més còmode i habitual, amb signatura electrònica del qui els presenta a través de la pàgina web del Col·legi de Registradors. En aquest cas hi ha dues modalitats:

• Integral, de manera que qui els presenta signi i remeti amb la seva signatura tant el format ZIP que conté la documentació dels comptes anuals, com el PDF que conté la certificació que acredita l’aprovació dels comptes.
• Mixta, en la qual es presenta via seu electrònica de la pàgina web només el format ZIP amb la documentació, però es presenta presencialment i en paper la certificació de l’acord d’aprovació de comptes en els quinze dies següents.

Models de dipòsits de comptes

Existeixen 4 models diferents segons les circumstàncies de les societats, en totes les llengües oficials existents a Espanya:

1. Model normal
2. Model de comptes abreujats: es pot utilitzar quan determinades xifres comptables no superen imports concrets i el nombre de treballadors és inferior a determinats màxims.
3. Model especial PIMES: és l’utilitzat per la major part de les microempreses del nostre país. Es pot utilitzar quan el total de les partides de l’actiu no superi els 2.800.000 euros, l’import net del seu volum anual de negocis no superi els 5.700.000 euros, i el nombre mitjà de treballadors ocupats durant l’exercici no sigui superior els cinquanta.
4. Model de comptes consolidats: per als grups de societats, amb l’obligació d’utilitzar-lo la societat dominant, partint dels comptes individuals de les societats que formen el grup i en les quals s’han eliminat els saldos i operacions entre les companyies que l’integren.

Si no es dipositen els comptes

Si dipositen els comptes més tard, la seva empresa podrà ser objecte de sancions. Cal tenir en compte que el Reial decret 2/2021, de 12 de gener, estableix un nou règim sancionador per a l’incompliment de l’obligació de dipositar els comptes anuals al Registre Mercantil, amb efectes des del 31-01-2021.

En la pràctica, no ha estat habitual o generalitzat la imposició de multes o sancions per la falta de presentació de comptes anuals, establertes en l’art. 283 de la Llei de societats de capital (LSC), que recordem incloïen multes de fins a 300.000 euros.

Però ara, amb la publicació del Reial decret 2/2021, s’estableix un marc de col·laboració entre l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes -ICAC- i la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública, per encomanar la gestió i la proposta de decisió sobre els expedients sancionadors per incompliment del deure de dipòsit de comptes als registradors mercantils competents per raó del domicili de l’obligat.

D’aquesta manera, l’obtenció d’una nova font d’ingressos per al Col·legi Oficial de Registradors (tasca per la qual s’estima que puguin rebre el 50% de la recaptació sancionadora) juntament amb l’objectiu del legislador de perseguir les societats inactives que no disposen de liquiditat per continuar operant i acumulen impagaments i problemes financers que es queden inerts, entenem que serà l’esperó definitiu per a la posada en pràctica d’aquestes sancions per falta de dipòsit dels comptes anuals al Registre Mercantil.

Atenció. La novetat és que l’ICAC “pot encarregar” al Registre Mercantil la imposició de sancions.

Aquest reial decret també estableix els criteris per determinar l’import de la sanció, i el fa d’acord amb els límits establerts en l’article 283 de la LSC:

• La sanció serà del 0,5 per mil de l’import total de les partides d’actiu, més el 0,5 per mil del volum de vendes de l’entitat inclosa en l’última declaració presentada davant l’Administració Tributària, l’original de la qual s’haurà d’aportar en la tramitació del procediment.
• Si no aporta la declaració tributària assenyalada, la sanció s’establirà en el 2% del capital social segons les dades que consten al Registre Mercantil.
• Si s’aporta la declaració tributària i el resultat d’aplicar els esmentats percentatges a la suma de les partides de l’actiu i vendes fossin més grans que el 2 per cent del capital social, es quantificarà la sanció en aquest últim reduït en un 10%.

A més, si passa un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes anuals, el Registre Mercantil quedarà “tancat” per a la seva empresa. És a dir, fins que no les dipositi, no podrà inscriure la majoria d’acords de la societat (per exemple, una escriptura de canvi de domicili o d’ampliació de capital).

Atenció. Si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, el tancament registral es podrà evitar si aquesta circumstància s’acredita amb certificació de l’òrgan d’administració expressant la causa de la falta d’aprovació. Si aquesta situació persisteix, s’ha de presentar la certificació cada sis mesos.

No obstant això, encara que passi un any sense que la seva empresa presenti els comptes anuals, sí que podrà inscriure al Registre Mercantil determinats documents: el cessament de l’administrador, una revocació de poders, la dissolució de la societat i el nomenament de liquidadors.

A més, en cas d’incomplir amb la seva obligació de presentar els comptes anuals al Registre Mercantil del domicili social, al mes següent de la seva aprovació, els administradors estarien  incomplint la legislació vigent amb les següents conseqüències:

• No es permetrà la inscripció de cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi, amb el que entre altres coses no es podran nomenar administradors, ni atorgar poders, fins que els comptes anuals no estiguin dipositats.
• En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la diligència d’un ordenat empresari  i en conseqüència si s’origina un mal a la societat, tant la societat com els socis o un tercer podrien reclamar els danys que poguessin causar a la societat. A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si hi estigués obligat, o la falta de dipòsit al Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.
• Fins i tot pot arribar a existir responsabilitat penal en cas de cometre conductes fraudulentes com ara falsificar els comptes anuals, segons estableix l’article 290 del Codi Penal.

Atenció. Quan una societat no està obligada a auditar-se, els socis que representin almenys un 5% del capital (per si sols o agrupats) poden sol·licitar al registrador que nomeni un auditor perquè revisi els comptes. La sol·licitud s’ha de realitzar abans que hagin transcorregut tres mesos des del tancament de l’exercici dels comptes que s’auditaran.

Com sempre estarem a la seva disposició per ampliar la informació que necessiti, i realitzar els tràmits preceptius que sol·licitin.