Data límit 13 de juny: les empreses amb més de 250 treballadors han de comptar amb un sistema intern d’informació (canal de denúncies)

Com ja l’hem anat informant, al BOE del dia 21 de febrer, s’ha publicat la Llei 2/2023, de 20 de febrer, que regula la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, transposant la Directiva (UE) 2019/1937, més coneguda com a Directiva Whistleblowing. La finalitat de la norma és la de protegir les persones que en un context laboral o professional detectin infraccions penals o administratives greus o molt greus i les comuniquin mitjançant els mecanismes que s’hi regulen.

Sistema intern d’informació (canal de denúncies)

La norma obliga a les empreses de més de 50 treballadors i a les administracions públiques a comptar amb un canal ètic de denúncies («sistema intern d’informació»). Les empreses hauran d’aportar als informants una via preferent per a comunicar les accions o omissions que constitueixen alguna de les infraccions del Dret de la UE, infraccions penals o administratives molt greus o greus i un sistema per a la seva gestió i protecció dels informants, evitant represàlies a aquests, proporcionant-los, si és el cas, les mesures de suport necessàries.

Atenció. El canal de denúncies és una eina que permet a les persones (treballadors, col·laboradors, socis, etc.) informar, sense que sofreixin represàlies per això, sobre males conductes en la seva empresa (il·legalitats, fraus, assetjament, etc.). Per a detectar i prevenir millor aquestes pràctiques queden obligades a implementar-ho, entre altres entitats, les empreses o autònoms que tinguin contractats 50 treballadors o més.

La prohibició de represàlies es regula amb especial atenció a l’àmbit laboral, de manera que la informació no pot afectar l’ocupació ni al seu accés o condicions de treball dels informants. La protecció s’estén, en principi, al cap de dos anys del moment de la comunicació, però pot estendre’s més enllà d’aquest període si hi ha causes que ho justifiquin. Aquests sistemes o canals han de ser respectuosos amb la normativa sobre protecció de dades i preservar la identitat de l’informant i de les persones afectades.

Les companyies han de complir amb les obligacions legals abans del 13 de juny de 2023, excepte les que tenen més de 50 treballadors i menys de 250 en les quals el termini s’amplia fins a 1 de desembre de 2023.

Atenció. La nova Llei de protecció a l’informant obliga a les empreses amb 50 treballadors o més a comptar amb un sistema intern d’informació (canal de denúncies) i preveu multes que poden arribar fins a 1.000.000 euros. Les empreses amb més de 250 treballadors han de comptar, abans del 13 de juny de 2023, amb aquest canal de denúncies, així com amb un sistema de gestió i protecció dels informants per a evitar represàlies contra aquests. I aquelles que comptin amb entre 50 i 249 treballadors tenen de termini fins a l’1 de desembre de 2023.

A qui protegeix?

La Llei protegeix els informants, en particular: treballadors; autònoms; accionistes, partícips, membres de l’òrgan d’administració, direcció o supervisió d’una empresa; plantilla de contractistes, subcontractistes i proveïdors; amb relació finalitzada o per començar, i fins i tot voluntaris, becaris i treballadors en períodes de formació amb retribució o sense.

A més dels informants, la protecció de la Llei s’estén a:

• Les persones físiques que, en el marc de l’organització en la qual presti serveis l’informant, assisteixin al mateix en el procés.
• Les persones físiques que estiguin relacionades amb l’informant i que puguin sofrir represàlies, com a companys de feina o familiars de l’informant.
• Les persones jurídiques per a les quals l’informant treballi o amb les quals mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en les quals ostenti una participació significativa.

Canals d’informació

No existeix un únic canal d’informació, sinó que les comunicacions o informacions de les infraccions o irregularitats es podran canalitzar a través de:

• El canal intern de l’empresa.
• El canal extern o Autoritat Independent de Protecció a l’Informant (AAI).
• Revelació pública en plataformes web, xarxes socials, mitjans de comunicació, etc., quan les vies internes o externa no hagin funcionat; existeixi una amenaça imminent per a interès públic; o existeixi un risc de represàlies o de no tractament efectiu.

L’òrgan d’administració de l’empresa és el responsable de la implantació del sistema, prèvia consulta amb la representació legal dels treballadors.

Requisits del sistema

• En el termini de set dies des de la recepció de la informació o comunicació s’haurà de justificar la recepció a l’informant.
• La gestió i recerca de les informacions o comunicacions no podrà durar més de tres mesos, excepte casos d’especial complexitat, i en aquest cas es podrà prorrogar tres mesos més.
• Les empreses estaran obligades a donar informació i publicitat sobre l’ús del canal intern i sobre els principis essencials del seu procediment de gestió.
• En cas que l’empresa tingui pàgina web, el canal haurà d’aparèixer en la pàgina d’inici, en secció separada fàcilment identificable.
• El sistema haurà de comptar amb un responsable, que serà un directiu de l’empresa nomenat per l’òrgan d’administració, que haurà d’exercir el seu càrrec amb independència. Podrà assumir la funció de responsable del sistema el compliance officer o responsable de compliment normatiu.
• El tractament de les dades personals en els canals de denúncia es considera lícit quan sigui obligatori disposar del sistema d’informació en ser necessari per al compliment d’una obligació legal. El tractament també es presumeix vàlid quan el sistema no sigui obligatori, però voluntàriament es decideixi crear-ne un, en ser necessari per a la satisfacció de l’interès públic.
• Les empreses hauran de registrar les informacions rebudes i les seves recerques internes. Aquest registre no és públic; únicament a petició raonada de l’Autoritat judicial competent es podrà accedir totalment o parcialment al contingut del registre.

Protecció a l’informant

• Durant dos anys, l’informant estarà protegit enfront de les mesures que poguessin adoptar-se com a represàlia per la informació revelada.
• Quan l’informant hagi demostrat raonablement que ha comunicat o ha fet una revelació pública i que ha sofert un perjudici, es presumirà en els procediments judicials que el perjudici es va produir com a represàlia, i correspondrà a la persona que hagi pres la mesura perjudicial provar que aquesta mesura es va basar en motius justificats aliens a la comunicació o revelació pública.
• Els actes constitutius de represàlia seran nuls i donaran lloc a mesures disciplinàries o de responsabilitat, inclosa una indemnització de danys i perjudicis.
• Els informants -inclosos els representants legals dels treballadors- no infringiran les restriccions de revelació d’informació quan efectuïn la comunicació, sempre que existeixin motius raonables per pensar que la comunicació o revelació pública d’una informació era necessària.

Sancions

La Llei estableix un règim sancionador propi, amb multes a les persones físiques o jurídiques que cometin les infraccions tipificades.

Així per exemple, constitueix una infracció molt greu no tenir implantat el sistema o adoptar represàlies contra els informants, sancionable amb multa de 30.001 € a 300.000 € per a les persones físiques, i multa d’entre 600.001 € i 1.000.000 € per a les persones jurídiques.

Es podran imposar així mateix sancions accessòries com l’amonestació, la prohibició d’obtenir subvencions o altres beneficis fiscals durant un termini de fins a quatre anys, així com la prohibició de contractar amb el sector públic durant tres anys.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.