Compte amb les societats inactives

L’existència de societats inactives està àmpliament difosa a Espanya. En moltes ocasions, per evitar el procediment de dissolució i liquidació i els costos que això pot suposar, s’opta per la via de mantenir l’existència de l’entitat, tractant de reduir les obligacions comptables i fiscals inherents a qualsevol societat.

No obstant això, es tracta d’una forma d’hibernació de societats que no sempre s’instrumenta adequadament, ja que en moltes ocasions s’incompleixen determinades obligacions, sobretot en matèria societària i fiscal.

Atenció. Moltes societats queden inactives després de cessar en la seva activitat, però sense dissoldre’s ni liquidar-se. Aquesta circumstància es pot donar, per exemple, perquè els socis volen evitar les despeses i tràmits derivats de la dissolució i liquidació (ITP, notari, registre, etc.) o bé perquè s’espera poder reactivar l’activitat en el futur i, d’aquesta forma, compensar les bases negatives en les quals la societat hagi incorregut.

Obligació de dissolució i liquidació

Cal recordar que la Llei de societats de capital estableix l’obligació de dissolució de la societat quan es produeixi “el cessament en l’exercici de l’activitat o activitats que constitueixin l’objecte social. En particular, s’entendrà que s’ha produït el cessament després d’un període d’inactivitat superior a un any.”

Per tant, a efectes legals una societat inactiva suposa que no acompleix temporalment la seva activitat ordinària, si bé una vegada transcorregut el termini d’un any en aquesta situació, la llei l’obliga a acordar la seva dissolució i liquidació. En l’experiència pràctica, no obstant això, existeix un nombre elevat de societats que incompleixen aquesta previsió normativa, la qual cosa pot implicar conseqüències per a la societat, així com per als seus administradors.

En conseqüència, el possible cessament d’activitat ha de ser, en tot cas, temporal perquè si persistís més enllà del termini indicat d’un any, els administradors socials haurien de convocar la junta perquè adoptés aquesta decisió. En cas de contravenció del precepte indicat, l’òrgan d’administració social podria incórrer en responsabilitats que es contemplen en la Llei de societats de capital.

En tot cas, la inactivitat de la societat i la seva comunicació a les administracions no evita l’existència de determinades obligacions posteriors en l’àmbit societari i, sobretot tributari, per la qual cosa resulta d’interès conèixer aquest abast i les possibles responsabilitats que podria provocar el seu eventual incompliment.

Comunicacions

Si es troba en un cas com l’indicat, actuï de la següent forma:

• Cens. Presenti una declaració censal (model 036) i comuniqui el cessament dins del mes següent a la data en la qual es produeixi.
• IAE. Si la seva empresa tributava per IAE (per facturar més d’un milió d’euros a l’any), comuniqui també la baixa en aquest impost en el mateix termini (en aquest cas, amb el model 840). Anotació. Recordi que pot sol·licitar per escrit la devolució de la part de quota proporcional als trimestres complets en els quals no hagi exercit l’activitat.

Exemple. Si la seva empresa es dona de baixa de l’activitat el 5 de setembre d’un any determinat (és a dir, en el tercer trimestre) i ja ha pagat la quota de l’IAE de tot l’any, pot reclamar la devolució de la part corresponent a l’últim trimestre (part del tercer trimestre haurà desenvolupat l’activitat, per la qual cosa no procedirà la devolució per aquest període).

COMPLIMENT D’OBLIGACIONS EN UNA SOCIETAT INACTIVA

La situació d’inactivitat social en una entitat mercantil sense que es produeixi un acord de dissolució i la liquidació posterior de la societat no evita el fet que s’hagi de complir una sèrie de requeriments en diversos àmbits que l’afecten.

A continuació, s’exposen sumàriament les principals obligacions que afecten una societat inactiva:

1. Obligacions comptables i mercantils:

• En primer lloc, el Codi de Comerç estableix una obligació de manteniment de tota la documentació de l’entitat (llibres oficials, llibres d’actes, llibre registre de socis, etc.). Els administradors són responsables de custodiar aquesta informació.
• Es manté l’obligació, igual que en una societat activa, de gestió de la comptabilitat, presentació de llibres comptables i comptes anuals per al seu dipòsit en el Registre Mercantil (amb independència del nombre d’assentaments comptables que es puguin produir)

2. Obligacions tributàries

• La primera actuació en cas de cessament d’activitat hauria de consistir a comunicar la baixa de l’activitat a l’Agència Tributària, mitjançant la corresponent declaració censal a través del model 036. El termini de comunicació és d’un mes des del moment de cessament d’activitat.
• No obstant l’anterior, la societat haurà de continuar emplenant aquelles obligacions fiscals, així com aquelles altres que poguessin generar-se fins i tot en el supòsit de cessament d’activitat. / En aquest sentit, cal citar entre altres: (i) presentació anual de l’impost sobre societats; (ii) emplenament dels models d’ingressos de retencions a compte sobre pagaments de rendiments que puguin efectuar-se i (iii) aquelles declaracions informatives de caràcter periòdic que, si escau, li resultin exigibles, encara que no existeixi una activitat efectiva de caràcter econòmic.
• Manteniment de l’adreça electrònica a l’efecte de notificacions de diversos organismes que, si escau, haurà de ser objecte de renovació periòdicament.

3. Obligacions davant la Seguretat Social

• En el cas de cessament d’activitat, resultarà preceptiu comunicar a la Seguretat Social aquesta situació als efectes de donar de baixa a empleats i administradors que hagin deixat de prestar serveis en els corresponents règims en els quals estiguessin enquadrats.

4. Obligacions davant d’altres administracions i tercers

• Addicionalment, s’haurà de considerar les comunicacions que s’hagin d’efectuar davant altres administracions estatals, autonòmiques, locals o d’una altra índole, així com a tercers subjectes, tot això en funció de les activitats que hagués realitzat la societat i els efectes que el cessament d’activitat pogués tenir en relació amb aquestes administracions i altres tercers.

En definitiva, si bé pot existir a vegades la percepció equivocada que el cessament d’activitat suposa l’exclusió de compliment amb determinades obligacions a les quals està subjecta una societat activa, aquesta impressió no és correcta. Caldrà, per tant, efectuar una anàlisi detallada per determinar els compliments normatius o informacions que s’han de subministrar en el supòsit que s’opti pel cessament d’activitat, sobretot en aquells casos en què no comporti la dissolució i liquidació immediata de la societat.

En tot cas, s’ha de considerar l’obligació continguda en l’article 363.1 de la Llei de societats de capital que obliga a la dissolució i liquidació de la societat després de més d’un any d’inactivitat de la societat, així com els possibles riscos que el seu incompliment pogués derivar per als administradors socials.

POSSIBLES RISCOS DEL CESSAMENT D’ACTIVITAT

Tal com s’ha indicat anteriorment, la inactivitat d’una societat no eximeix de complir amb determinades obligacions, comptables, mercantils, fiscals, etc. En el passat recent, les administracions no han tingut una actuació exigent respecte del compliment d’obligacions formals enfront de l’alt nombre de societats inactives.

No obstant això, aquesta situació s’ha començat a modificar i, d’aquesta manera, les diferents administracions han anunciat determinades actuacions amb la intenció de reduir l’ampli nombre de societats inactives existents, ja que es considera que constitueixen un element de distorsió en l’àmbit econòmic, ja que en determinats casos són utilitzades així mateix com a mecanisme per a la defraudació a les diferents administracions i tercers.

Per això, l’absència de compliment de les obligacions existents en relació amb les entitats mercantils amb caràcter general pot suposar l’existència de risc de sancions econòmiques rellevants, així com la dificultat de continuar operant en el tràfic mercantil.

En particular, cal citar a tall d’exemple els següents efectes:

• Possibilitat d’aplicar sancions econòmiques per la falta de dipòsit de comptes anuals[1]
• A conseqüència de l’anterior, la falta de dipòsit dels comptes anuals suposarà així mateix la paralització en la inscripció de qualsevol acte mercantil de la societat que hagi de tenir accés al corresponent Registre Mercantil.
• Des de la perspectiva fiscal, l’absència de presentació de declaracions tributàries comportarà l’aplicació de sancions per part de l’Agència Tributària i un major focus en eventuals comprovacions de la situació fiscal.
• Possibilitat que s’iniciï un procediment de revocació del NIF de la societat, la qual cosa provocarà una dificultat afegida perquè aquesta societat pugui operar en el tràfic mercantil (entre altres efectes, la baixa en el registre d’operadors intracomunitaris, devolució mensual d’IVA, obtenció de certificats tributaris i fins i tot la impossibilitat d’atorgar documents notarials)
• En cas de comunicació de la inactivitat d’una societat, l’Administració Tributària denegarà el dret a la deducció de despeses, així com les quotes d’IVA suportat.
• Addicionalment, en l’àmbit tributari es podrien derivar els deutes tributaris contrets per la societat cap als seus administradors segons el que es disposa en l’article 43.1 b) de la Llei 58/2003, General Tributària.
• Així mateix, en l’àmbit mercantil aquells tercers que haguessin estat perjudicats pel cessament de l’activitat continuat més enllà del termini d’un any i que no s’haguessin adoptat els pertinents acords de dissolució i liquidació social, podrien tenir acció per reclamar als administradors per la seva inacció.

[1] Les quanties poden oscil·lar entre 1.200 i 60.000 euros per any en funció de la dimensió de la societat.

Per tant, i enfront de la percepció existent que pot resultar més convenient deixar una societat inactiva amb l’objectiu de reduir les despeses que suposaria escometre un procediment específic de dissolució i liquidació, és preferible analitzar les possibles conseqüències de mantenir aquesta situació en aquells casos en què es prevegi que la inactivitat sigui definitiva i no temporal.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.