Com tributen les cistelles i regals de Nadal en l’empresa?

Amb l’arribada de Nadal arriben els sopars d’empresa, cistelles nadalenques i regals que es lliuren a clients i treballadors. Per tant, per aquestes dates, en els departaments de comptabilitat és freqüent que es rebin factures, tiquets o càrrecs en les targetes de crèdit, de restaurants, botigues d’alimentació o de grans magatzems.

Però, com tributen les cistelles de Nadal regalades a empleats i clients? És despesa deduïble en l’impost sobre societats i en l’IRPF? És deduïble l’IVA de les cistelles de Nadal?

Li expliquem a continuació els dubtes sobre com tributen les cistelles de Nadal, els regals d’empresa i sobre la deduïbilitat de la factura del sopar de Nadal.

Com tributen en l’impost sobre societats i en l’IRPF?

Els imports satisfets per les cistelles de Nadal són una despesa deduïble en l’impost sobre societats, per la qual cosa en aquest impost no hi ha cap problema. La mateixa Llei de l’impost sobre societats estableix que no es consideren donatius o liberalitats -conceptes que no serien deduïbles- les despeses que, d’acord amb els usos i costums, s’efectuïn amb el personal de l’empresa.

El que diu Hisenda: en el cas concret de les cistelles de Nadal, en la mesura en què formin part dels usos i costums de l’empresa (és a dir, que es repeteixin en el temps), respecte al seu personal, tindran la consideració de despesa deduïble a l’efecte de l’impost sobre societats, sense que calgui que figurin en el conveni col·lectiu o en alguna mena de pacte que els obligui a això, perquè s’entén com un dret adquirit del treballador. El mateix Tribunal Suprem, en sentència 313/2016 del 21 d’abril de 2016, va declarar que «el benefici de la cistella de Nadal no es pot suprimir de manera unilateral per l’empresari».

Atenció. El Tribunal Suprem ha dictat en diverses ocasions, que el lliurament d’una cistella de Nadal als treballadors d’una empresa es tracta d’una “concessió més beneficiosa”. És a dir, es tracta d’un dret que els empleats adquireixen i, en tractar-se d’un dret col·lectiu, els empresaris no poden eliminar-lo unilateralment.

El mateix tractament es pot aplicar als sopars d’empresa.

El problema més gran es presenta a l’hora de deduir aquestes despeses el primer any en què es produeixen, perquè no hi ha un costum anterior que justifiqui el seu lliurament. L’aconsellable seria no exercir el dret a deducció fins passat un exercici per evitar problemes amb Hisenda.

En conseqüència, cal justificar la despesa i la seva naturalesa, així com la seva adequació als usos i costums. Per tant, en cas que l’empresa no hagi regalat cistelles de Nadal anteriorment, o si es fa només de manera ocasional, no es pot deduir la despesa.

Atenció. El primer any no s’ha de considerar com a despesa deduïble el lliurament de cistelles de Nadal als empleats. La resta d’anys, sempre que es pugui demostrar el costum, sí que es poden deduir.

Referent a això cal assenyalar que la càrrega de la prova recau a qui fa valer el seu dret i que seran, si és el cas, els òrgans de gestió i inspecció tributària als qui correspondrà, en l’exercici de les seves funcions la valoració de les proves aportades.

Atenció. Podrà justificar-ho presentant factures d’anys anteriors, així que només serà difícil imputar-ho com a despesa si és el primer any que l’empresa ho fa.

En el cas de l’IRPF, la legislació estableix que totes les despeses que estiguin relacionades amb activitats de relacionades amb activitats de relacions públiques amb clients i proveïdors i que es repeteixin en el temps, desgraven en la declaració de la renda.

Atenció. Retribució en espècie per al treballador. Això implica que aquests conceptes considerats com a despesa deduïble en l’àmbit de l’empresa tinguin el tractament de retribució en espècie del treball per compte d’altri per als empleats obsequiats amb els regals de Nadal, i que l’empresa hagi de fer el corresponent ingrés a compte de la referida retribució en espècie. De la mateixa manera, s’haurà d’incloure entre els rendiments en espècies satisfetes tant en les declaracions trimestrals (model 111) com en l’anual (model 190).

A més, l’import de la cistella de Nadal s’ha d’incloure en la base de cotització.

Per exemple:

Si el cost total dels lots és de 3.000 euros i el tipus de retenció aplicable a la seva plantilla (en mitjana) és del 20%, la seva empresa haurà d’ingressar a Hisenda 600 euros (3.000 x 20%).

No obstant això, pot repercutir aquest ingrés a compte als treballadors. En aquest cas ja no suportarà aquest cost addicional, però els seus treballadors veuran reduït l’import rebut.

Atenció. Si la cistella de Nadal es guanyés en un sorteig, el seu tractament seria diferent, encara que tampoc estaria lliure de tributació. Seria considerada un guany patrimonial a l’efecte de l’IRPF i formaria part de la base imposable general pel seu valor de mercat.

Regals a clients

En el cas d’adquirir cistelles de Nadal per a regalar a clients, col·laboradors o proveïdors cal tenir en compte les següents consideracions:

• En la mesura en què es tracti de despeses per relacions públiques amb clients seran fiscalment deduïbles sempre que compleixin els restants requisits en termes d’inscripció comptable, meritació, correlació entre ingressos i despeses i justificació documental.

• És imprescindible reflectir en la factura que es tracta d’un regal personalitzat. Per tant, portarà el logo o el nom de l’empresa. Tingui en compte aquesta dada perquè quedi perfectament justificat davant l’Agència Tributària.

• La deducció per despeses a clients o proveïdors està limitada a l’1% de l’import net del volum de negoci del període impositiu corresponent. D’aquesta manera, si el seu volum de negocis en 2023 és de dos milions d’euros, en aquest exercici seran deduïbles 20.000 euros. El que excedeixi d’aquesta quantia no serà deduïble:

1. L’impost sobre societats (el tipus general del qual és del 25%) es calcula sobre el benefici (ingressos menys despeses fiscalment deduïbles). Per tant, aquestes despeses redueixen la base de l’impost i, en la pràctica, només suposen un cost del 75% del seu import.
2. En canvi, les despeses no deduïbles -l’excés sobre l’1% en aquest cas- suposen un cost real del 100% del seu import.

La despesa només abastarà la quantitat que hagués estat comptabilitzada pel concepte d’atencions a clients o proveïdors. D’aquesta manera, s’haurà d’analitzar si les despeses per atencions a clients o proveïdors són tals, i aquí no s’integraria cap altra despesa a persones que no fossin clients o proveïdors, com per exemple, despeses a socis o els seus familiars.

Sense limitació. Aquest límit no s’aplicarà a altres despeses de promoció, que continuaran sent deduïbles com fins ara:

• Podrà continuar lliurant cistelles de Nadal als seus empleats, d’acord amb els usos i costums.

• Continuaran sent deduïbles sense límit les despeses derivades del lliurament gratuït de mostres, o els lliuraments relacionats amb els ingressos (per exemple, els obsequis oferts per aconseguir una visita demostrativa dels productes). 

Atenció. En el que concerneix els obsequis publicitaris: bolígrafs, calendaris, agendes, clauers, loteria de Nadal, etc., seran deduïbles sempre que el seu import no excedeixi de l’1% del volum de negocis de l’entitat. Això sí, cal tenir en compte que aquest tipus d’articles haurà d’anar serigrafiat amb el nom o logo de l’empresa perquè pugui entendre’s com una despesa de relacions públiques.

Comptabilitat

El procediment correcte de comptabilitzar les cistelles de Nadal és en el compte 649 corresponent a altres despeses socials. Es tracten de despeses de naturalesa social fetes per l’empresa.

Es pot deduir l’IVA de les factures dels sopars d’empresa i dels regals de Nadal?

L’IVA d’aquestes despeses no serà deduïble, ja que segons la Llei de l’impost sobre el valor afegit, no podran ser objecte de deducció les quotes suportades dels béns o serveis destinats a clients, assalariats o a terceres persones excloses les mostres gratuïtes i els objectes publicitaris d’escàs valor i els béns destinats exclusivament a ser objecte de lliurament o cessió d’ús, directament o mitjançant transformació, a títol onerós, que, en un moment posterior a la seva adquisició, es destinessin a atencions a clients, assalariats o terceres persones.

Els regals publicitaris lliurats a clients i proveïdors, a l’efecte de deducció de l’IVA, han de portar de manera visible i indeleble el nom de l’empresa i es consideren d’escàs valor quan el valor del lliurat a un mateix destinatari en un any natural no supera els 200 €.

Finalment, l’IVA dels lots acabarà sent un cost més gran per a l’empresa (ja que se suporta en l’adquisició de béns destinats a l’ús privat del seu personal). El 10% o el 21% (depèn dels productes que hi hagi en els lots) del total de la factura serà un cost més gran per a l’empresa, i Hisenda podrà reclamar-l’hi si el dedueix indegudament.

Tal com ha vist, és necessari estudiar a fons els impostos que influeixen en les cistelles i regals de Nadal de les empreses per saber si és una despesa deduïble o no. D’aquesta manera, podrem tributar correctament i en termini, per evitar sancions o inspeccions d’Hisenda.