Claus a tenir en compte en les principals obligacions comptables de l’impost sobre societats

Les obligacions comptables d’una empresa són les relacionades amb el registre de la seva activitat econòmica, les operacions dutes a terme, les despeses, etc. Podríem dir que la comptabilitat pretén crear una fotografia de l’estat econòmic d’una empresa mitjançant el registre de les operacions que aquesta duu a terme.

La normativa de l’impost sobre societats i mercantil obliga a portar una comptabilitat adequada conforme a determinades normes amb l’objectiu de poder controlar l’activitat empresarial i informar les autoritats competents.

El Pla general de comptabilitat i el codi de comerç obliguen les empreses a portar la comptabilitat d’acord amb determinades normes, per a poder controlar l’activitat de l’empresa i informar sobre aquest tema les autoritats competents i els socis externs.

Les obligacions comptables difereixen segons la mida i la situació fiscal de l’empresa.

Gestió de la comptabilitat

L’article 120 de la Llei de l’impost sobre societats (LIS) indica que els contribuents d’aquest impost hauran de portar la seva comptabilitat, d’acord amb el que es preveu en el codi de comerç o amb el que s’estableix en les normes per les quals es regeixen. Per tant, tots els contribuents, inclosos els que no tenen la consideració d’empresa, estan obligats a portar comptabilitat en la forma que es disposi en les normes per les quals es regeixen o en defecte d’això pel codi de comerç.

En tot cas, les entitats parcialment exemptes portaran la seva comptabilitat de tal forma que permeti identificar els ingressos i despeses corresponents a les rendes exemptes i no exemptes.

El codi de comerç indica que tot empresari haurà de portar una comptabilitat ordenada, adequada a l’activitat de la seva empresa que permeti un seguiment cronològic de totes les seves operacions, així com l’elaboració periòdica de balanços i inventaris. Portarà necessàriament, sense perjudici del que s’estableix en les lleis o disposicions especials, un llibre d’inventaris i comptes anuals i un altre de diari.

Quant a la forma de gestió de la comptabilitat l’article 29.1 del codi de comerç, exposa que tots els llibres i documents comptables han de ser portats, sigui quin sigui el procediment utilitzat, amb claredat, per ordre de dates, sense espais en blanc, interpolacions, ratllades ni raspadures. S’hauran de validar a continuació, tan aviat com s’adverteixin, els errors o omissions patits en les anotacions comptables. No es podran usar abreviatures o símbols el significat dels quals no sigui precís conformement a la Llei, el Reglament o la pràctica mercantil de general aplicació.

Llibres obligatoris

La norma mercantil exigeix la gestió dels següents llibres de comptabilitat:

• Llibre d’inventaris i comptes anuals: s’obrirà amb el balanç inicial detallat de l’empresa. Almenys trimestralment es transcriuran amb sumes i saldos els balanços de comprovació. Es transcriuran també l’inventari de tancament d’exercici i els comptes anuals.
• Llibre diari: registrarà dia a dia totes les operacions relatives a l’activitat de l’empresa. Serà vàlida, no obstant això, l’anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al trimestre, a condició que el seu detall aparegui en altres llibres o registres concordants, d’acord amb la naturalesa de l’activitat de què es tracti.

L’article 27 del codi de comerç estableix que els empresaris presentaran els llibres que obligatòriament han de portar en el Registre Mercantil del lloc on tinguessin el seu domicili, perquè abans de la seva utilització es posi en el primer foli de cada un diligència dels que tingués el llibre i, en tots els fulls de cada llibre, el segell del Registre. En els supòsits de canvi de domicili tindrà ple valor la legalització efectuada pel Registre d’origen.

Serà vàlida, no obstant això, la realització d’assentaments i anotacions per qualsevol procediment idoni sobre fulls que després hauran de ser enquadernats correlativament per a formar els llibres obligatoris, els quals seran legalitzats abans que transcorrin els quatre mesos següents a la data de tancament de l’exercici.

Al tancament de l’exercici, l’empresari haurà de formular els comptes anuals de la seva empresa, que s’han de redactar amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l’empresa, de conformitat amb les disposicions legals. A aquest efecte, en la comptabilització de les operacions s’atendrà la seva realitat econòmica i no sols a la seva forma jurídica.

Els comptes anuals, regulats en l’article 34 del codi de comerç, comprendran els següents documents que formen una unitat:

• Balanç, en ell figuraran de forma separada l’actiu, el passiu i el patrimoni net. L’actiu comprendrà amb la deguda separació l’actiu fix o no corrent i l’actiu circulant o corrent. En el passiu es diferenciaran amb la deguda separació el passiu no corrent i el passiu circulant o corrent. En el patrimoni net es diferenciaran, almenys, els fons propis de la resta de partides que l’integren.
• Compte de pèrdues i guanys, que recollirà el resultat de l’exercici, separant degudament els ingressos i les despeses que se li imputen, i distingint els resultats d’explotació, dels que no ho siguin.
• Estat que reflecteixi els canvis en el patrimoni net de l’exercici, que tindrà dues parts. La primera reflectirà exclusivament els ingressos i despeses generades per l’activitat de l’empresa durant l’exercici, distingint entre els reconeguts en el compte de pèrdues i guanys i els registrats directament en el patrimoni net. La segona contindrà tots els moviments haguts en el patrimoni net, inclosos els procedents de transaccions realitzades amb els socis o propietaris de l’empresa quan actuïn com a tals. També s’informarà dels ajustos al patrimoni net deguts a canvis en criteris comptables i correccions d’errors.
• Estat de fluxos d’efectiu, posarà de manifest, degudament ordenats i agrupats per categories o tipus d’activitats, els cobraments i els pagaments fets per l’empresa, amb la finalitat d’informar sobre els moviments d’efectiu produïts en l’exercici.
• Memòria, completarà, ampliarà i comentarà la informació continguda en els altres documents que integren els comptes anuals.

En la tercera part del Pla general de comptabilitat aprovat pel Reial decret 1514/2007, de 16 de novembre, es contenen les normes d’elaboració dels comptes anuals.

Conservació de llibres

L’article 30 del codi de comerç estableix que els empresaris conservaran els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys, a partir de l’últim assentament realitzat en els llibres, excepte el que s’estableixi per disposicions generals o especials.

Aquest termini no coincideix amb el de prescripció (quatre anys) del dret de l’Administració per a determinar el deute tributari mitjançant l’oportuna liquidació, per la qual cosa pot succeir que el dret de l’Administració per regularitzar un impost estigui prescrit, però que l’empresari encara hagi de conservar els llibres de comptabilitat i altra documentació relacionada amb aquests.

D’altra banda, s’ha de tenir en compte que les comprovacions i recerques es podran estendre a exercicis prescrits quan els fets facin efecte fiscal en períodes no prescrits (art. 115 LGT) i que, en el cas de la compensació o deducció de determinats crèdits fiscals, l’Administració disposarà de deu anys per a comprovar la procedència de la compensació o deducció originada (art. 66 bis.2 LGT).

El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no l’eximeix del deure de conservació dels llibres i documents comptables, i si hagués mort, el deure de conservació recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir el previngut.

A tenir en compte

• Les entitats que utilitzin, a efectes comptables, un criteri d’imputació temporal d’ingressos i despeses diferent de la meritació hauran de presentar una sol·licitud davant l’Administració tributària amb, almenys, sis mesos d’antelació a la conclusió del primer període impositiu respecte del qual es pretengui que tingui efectes, perquè tingui eficàcia fiscal.
• Les entitats que apliquin el règim especial d’entitats parcialment exemptes, portaran la comptabilitat de tal forma que es permeti identificar els ingressos i despeses corresponents a les rendes exemptes i no exemptes.
• En el cas d’inscripció en el Registre especial de vaixells i empreses navilieres s’haurà de disposar dels registres comptables necessaris per poder determinar els ingressos i despeses, directes o indirectes, corresponents a les activitats acollides al règim, així com els actius afectes a aquestes.
• Les societats que apliquin el règim especial d’arrendament d’habitatges han de portar una comptabilitat separada per a cada immoble quan la societat acompleixi alguna activitat diferent de la pròpia de l’arrendament. D’aquesta manera es tindrà desglossament suficient per a conèixer la renda imputable a cada habitatge, local o finca registral.
• Si en el balanç existeixen deutes no pagats que hagin prescrit civilment, s’haurà de cancel·lar el deute amb abonament a un ingrés que també ho és fiscal, tret que la cancel·lació del deute es registri una vegada transcorregut el període de prescripció fiscal de quatre anys.
• Quan hi hagi deutes de períodes no prescrits civilment, que l’entitat no hagi de pagar, es cancel·laran amb abonament a reserves, constituint també un ingrés fiscal.
• Quan es comptabilitzi un actiu que estigués ocult, en un període posterior a la seva adquisició, l’ingrés comptable serà ingrés fiscal -de l’exercici en el qual es va adquirir-, excepte que es provi que l’adquisició es va efectuar en un exercici ja prescrit. A més, el valor d’aquests elements, quan s’hagi incorporat a la base imposable, serà vàlid amb caràcter general fiscal, per exemple, per a la deducció de despeses d’amortització.
• La Inspecció es limitarà a constatar si l’error comptable al·legat que determina la inexistència de desequilibri patrimonial ha estat esmenat o corregit en els comptes anuals corresponents, sense entrar a valorar si l’error va existir realment o no conforme a la normativa comptable perquè el fet que la societat culpable es trobi en causa de dissolució ha de resultar de la comptabilitat social, no dels criteris comptables aplicats per la Inspecció (TEAC, de 22 d’abril de 2021).

Algunes conseqüències de no portar correctament la comptabilitat:

• Es presumirà que han estat adquirits amb càrrec a renda no declarada els elements patrimonials la titularitat dels quals correspongui al contribuent i no es trobin registrats en els seus llibres de comptabilitat.
• Es presumirà que els elements patrimonials no registrats en comptabilitat són propietat del contribuent quan aquest n’ostenti la possessió.
• Es presumirà l’existència de rendes no declarades quan en els llibres de comptabilitat del contribuent hagin estat registrats deutes inexistents.
• Una comptabilitat que no estigués degudament legalitzada no constituiria prova vàlida per demostrar la procedència del deute d’un període prescrit.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.