Nuevos sistemas y registros de facturación

El 28 de octubre de 2024, se ha publicado la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, que completa el desarrollo normativo del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Dicho Reglamento, que desarrolló la previsión legal introducida en la Ley General Tributaria en 2021 de prohibición de los softwares de doble uso, estableció los requisitos técnicos que deberán cumplir los sistemas informáticos de facturación y los registros de las operaciones que generen. Además, impuso la obligación de que dichos sistemas tengan la capacidad de remitir voluntariamente, por el momento, los registros de facturación a la Agencia Tributaria y reguló las capacidades de comprobación telemática de la Administración sobre dichos registros.

Si bien las grandes empresas quedarán excepcionadas por su inclusión en el SII, el resto de las empresas deberán tener los sistemas informáticos de facturación adaptados, antes del 1 de julio de 2025, a las nuevas características y requisitos que se establecen en el citado Reglamento y la Orden Ministerial que ahora se acaba de aprobar. No obstante, a la fecha de edición de los presentes Apuntes, el Ministerio de Hacienda acaba de hacer público el documento donde se somete a consulta pública previa, la modificación del Reglamento para retrasar la entrada en vigor al 1 de enero 2026 para los contribuyentes del IS y al 1 de julio de 2026 para el resto.

La publicación de esta Orden Ministerial supone el cumplimiento de desarrollo que se establece en la Disposición final tercera del Real Decreto 1007/2003, de 5 de diciembre, cuyos objetivos más destacables son:

• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

Abordamos el contenido y las implicaciones esenciales de dichos sistemas informáticos y registros de facturación para las empresas y profesionales impactados, así como su interrelación con la nueva facturación electrónica B2B y el SII.

1.- Requisitos de los sistemas y programas de facturación y sistema Veri*factu 

 Como hemos dicho, el pasado 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, con entrada en vigor el día 29, en la que se desarrollan los requisitos que fija el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre, que estableció los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.

Dicho Reglamento regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) de la LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Esta normativa afecta principalmente a:

•  Productores y comercializadores de software de facturación: quienes desarrollen y vendan estos programas deben asegurarse de que sus productos cumplan con los requisitos técnicos descritos.
• Usuarios del software de facturación: empresarios y profesionales que realicen actividades económicas y utilicen estos sistemas para su facturación.

Los obligados tributarios son:

1. Los contribuyentes por el Impuesto sobre Sociedades
2. No será de aplicación a las entidades exentas (art 9.1. LIS) ni las entidades parcialmente exentas (art 9.2 a 4 LIS), que estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del Impuesto.
3. Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
4. Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
5. Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros

 No obstante, no se exigirán las nuevas obligaciones sobre determinadas operaciones como las realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero o las realizadas por empresarios o profesionales a los que sean de aplicación los regímenes especiales del recargo de equivalencia y simplificado del IVA

Esta nueva obligación no afectará a los empresarios y profesionales que lleven sus libros registros del IVA a través de la sede electrónica de la AEAT (SII-IVA), quedando excluidos, entre otros, aquellos con un volumen de facturación superior de 6.010.121 euros.

El sistema informático deberá garantizar:

• La integridad e inalterabilidadde los registros de facturación: Generación de un hash único y firma electrónica para cada registro de facturación, asegurando que no se altere el contenido.
• La trazabilidadde los registros de facturación: Los registros deben estar vinculados en una cadena cronológica, permitiendo su seguimiento y verificación.
• La conservación:Los registros deben ser almacenados en un formato legible y estar accesibles, permitiendo exportación segura y respaldo externo.
• Remisión de Información:Conexión con la AEAT para la remisión de facturas en tiempo real o bajo requerimiento, mediante protocolos seguros.
• Eventos:Registro de incidencias y anomalías en la trazabilidad y seguridad del sistema.
• Requisitos de Firma Electrónica:Uso de firma electrónica cualificada basada en estándares europeos.
• Código QR en Facturas:Las facturas emitidas deben incluir un código QR que permita su verificación en la AEAT.

Existen dos modalidades de cumplimiento de funcionamiento del SIF:

• La modalidad VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación. Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, dado que podrán ser consultadas en la sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura. El modelo VERI*FACTU de la AEAT estará a disposición de los obligados tributarios a partir del 29 de julio de 2025.

• La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede Electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridadque incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos.

Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, dado que no podrán ser consultadas en la sede, pero también incorporarán el Código QR en la factura y podrán ser comunicadas a la Agencia Tributaria.

Los proveedores de software deberán cumplir con la normativa antes del 1 de julio de 2025. Los empresarios y profesionales deberán tener operativos sus SIF adaptados antes del 1 de julio de 2025 (salvo que el documento sometido a consulta pública previa que modifica el Reglamento se apruebe y se retrase la entrada en vigor al uno de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el uno de julio de 2026 para el resto).

A señalar que la AEAT ofrecerá una aplicación básica de facturación en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar. Esta aplicación, entendemos que será de carácter subsidiario y utilizable por microempresarios o profesionales con un número limitado de facturas al año.

2.- Factura electrónica obligatoria entre empresarios (B2B)

 Desde la publicación en el Boletín Oficial del Estado de la Ley 18/2022 sigue pendiente de aprobación el desarrollo reglamentario, mediante Real Decreto, de esta nueva obligación que afectará a empresas, empresarios y profesionales, (con independencia de su volumen de operaciones y, por tanto, estén o no afectados por el Suministro Inmediato de Información en el Impuesto sobre el Valor Añadido, conocido por «SII-IVA«).

La entrada en vigor de la obligación de emitir factura electrónica está supeditada a la aprobación y publicación de su desarrollo reglamentario, de la siguiente forma:

• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de publicarseel Reglamento.
• Para el resto de los empresarios y profesionales, a los dos añosde publicarse el Reglamento.

La fecha de aprobación del Reglamento resulta clave para determinar la fecha exacta de entrada en vigor efectiva de esta nueva obligación. En tanto que aquella se retrase su entrada en vigor también lo hará. Por otra parte, no puede descartarse que Reglamento y orden ministerial se aprueben casi simultáneamente.