¿Cómo tributan las cestas y regalos de Navidad en la empresa?

Con la llegada de la Navidad llegan las cenas de empresa, cestas navideñas y regalos que se entregan a clientes y trabajadores. Por lo tanto, por estas fechas, en los departamentos de contabilidad es frecuenta que se reciban facturas, tickets o cargos en las tarjetas de crédito, de restaurantes, tiendas de alimentación o de grandes almacenes.

Pero, ¿Cómo tributan las cestas de Navidad regaladas a empleados y clientes? ¿Es gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades y en el IRPF? ¿Es deducible el IVA de las cestas de Navidad?

Le explicamos a continuación las dudas acerca de cómo tributan las cestas de Navidad, los regalos de empresa y sobre la deducibilidad de la factura de la cena navideña.

¿Cómo tributan en el Impuesto sobre Sociedades y en el IRPF?

Los importes satisfechos por las cestas de Navidad son un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, por lo que en este impuesto no hay ningún problema. La propia Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que no se consideran donativos o liberalidades -conceptos que no serían deducibles- los gastos que, de acuerdo con los usos y costumbres, se efectúen con el personal de la empresa.

Lo que dice Hacienda: En el caso concreto de las cestas de Navidad, en la medida en que formen parte de los usos y costumbres de la empresa (es decir, que se repitan en el tiempo), con respecto a su personal, tendrán la consideración de gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades, sin que sea necesario que figuren en convenio colectivo o en algún tipo de pacto que les obligue a ello, pues se entiende como un derecho adquirido del trabajador. El propio Tribunal Supremo, en sentencia 313/2016 del 21 de abril de 2016, declaró que «el beneficio de la cesta de navidad no se puede suprimir de manera unilateral por el empresario «.

Atención. El Tribunal Supremo ha dictado en varias ocasiones, que la entrega de una cesta de Navidad a los trabajadores de una empresa se trata de una «concesión más beneficiosa». Es decir, se trata de un derecho que los empleados adquieren y, al tratarse de un derecho colectivo, los empresarios no pueden eliminarlo unilateralmente.

El mismo tratamiento puede aplicarse a las cenas de empresa.

El mayor problema se presenta a la hora de deducir estos gastos el primer año en que se producen, al no existir una costumbre anterior que justifique su entrega. Lo aconsejable sería no ejercer el derecho a deducción hasta pasado un ejercicio para evitar problemas con Hacienda.

En consecuencia, habrá que justificar el gasto y su naturaleza, así como su adecuación a los usos y costumbres. Por tanto, en caso de que la empresa no haya regalado cestas de Navidad anteriormente, o si ocurre solamente de forma ocasional, no se puede deducir el gasto.

Atención. El primer año no se debe considerar como gasto deducible la entrega de cestas de navidad a los empleados. El resto de años, siempre que se pueda demostrar la costumbre, sí se pueden deducir.

A este respecto procede señalar que la carga de la prueba compete a quien hace valer su derecho y que serán, en su caso, los órganos de gestión e inspección tributaria a quienes corresponderá, en el ejercicio de sus funciones la valoración de las pruebas aportadas.

Atención. Podrá justificarlo presentando facturas de años anteriores, así que solo será difícil imputarlo como gasto si es el primer año que la empresa lo hace.

En el caso del IRPF, la legislación establece que todos los gastos que estén relacionados con actividades de relacionados con actividades de relaciones públicas con clientes y proveedores y que se repitan en el tiempo, desgravan en la declaración de la renta. 

Atención. Retribución en especie para el trabajador. Esto implica que tales conceptos considerados como gasto deducible en el ámbito de la empresa tengan el tratamiento de retribución en especie del trabajo por cuenta ajena para los empleados obsequiados con los regalos navideños, y que la empresa tenga que realizar el correspondiente ingreso a cuenta de la referida retribución en especie. Del mismo modo, deberá incluirse entre los rendimientos en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales (modelo 111) como en la anual (modelo 190).

Además, el importe de la cesta de navidad debe incluirse en la base de cotización.

Por ejemplo:

Si el coste total de los lotes es de 3.000 euros y el tipo de retención aplicable a su plantilla (en promedio) es del 20%, su empresa deberá ingresar a Hacienda 600 euros (3.000 x 20%).

No obstante, puede repercutir este ingreso a cuenta a los trabajadores.  En este caso ya no soportará este coste adicional, pero sus trabajadores verán reducido el importe recibido.

Atención. Si la cesta de Navidad se ganara en un sorteo, su tratamiento sería distinto, aunque tampoco estaría libre de tributación. Sería considerada una ganancia patrimonial a efectos del IRPF y formaría parte de la base imponible general por su valor de mercado.

Regalos a clientes

En el caso de adquirir cestas de Navidad para regalar a clientes, colaboradores o proveedores cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• En la medida en que se trate de gastos por relaciones públicas con clientes serán fiscalmente deducibles siempre que cumplan los restantes requisitos en términos de inscripción contable, devengo, correlación entre ingresos y gastos y justificación documental.

• Es imprescindible reflejar en la factura que se trata de un regalo personalizado. Por tanto llevará el logo y/o el nombre de la empresa. Tenga en cuenta este dato para que quede perfectamente justificado ante la Agencia Tributaria.

• La deducción por gastos a clientes o proveedores está limitada al 1% del importe neto de la cifra de negocio del periodo impositivo correspondiente.  De este modo, si su cifra de negocios en 2023 es de dos millones de euros, en ese ejercicio serán deducibles 20.000 euros. Lo que exceda de dicha cuantía no será deducible:

1. El Impuesto sobre Sociedades (cuyo tipo general es del 25%) se calcula sobre el beneficio (ingresos menos gastos fiscalmente deducibles). Por tanto, esos gastos reducen la base del impuesto y, en la práctica, sólo suponen un coste del 75% de su importe.
2. En cambio, los gastos no deducibles -el exceso sobre el 1% en este caso- suponen un coste real del 100% de su importe.

El gasto sólo alcanzará a la cantidad que hubiera sido contabilizada por el concepto de atenciones a clientes o proveedores. De esta manera, se tendrá que analizar si los gastos por atenciones a clientes o proveedores son tales, no integrándose aquí cualquier otro gasto a personas que no fueran clientes o proveedores, como por ejemplo, gastos a socios o familiares de los mismos.

Sin limitación. Este límite no se aplicará a otros gastos de promoción, que seguirán siendo deducibles como hasta ahora:

• Podrá seguir entregando cestas de Navidad a sus empleados, de acuerdo a los usos y costumbres.
• Seguirán siendo deducibles sin límite los gastos derivados de la entrega gratuita de muestras, o las entregas relacionadas con los ingresos (por ejemplo, los obsequios ofrecidos para conseguir una visita demostrativa de los productos).

Atención. En lo que atañe a los obsequios publicitarios: bolígrafos, calendarios, agendas, llaveros, lotería de Navidad… serán deducibles siempre que su importe no exceda del 1% de la cifra de negocios de la entidad. Eso sí,  hay que tener en cuenta que este tipo de artículos deberá ir serigrafiado con el nombre y/o logo de la empresa para que pueda entenderse como un gasto de relaciones públicas.

Contabilidad

El procedimiento correcto de contabilizar las cestas de Navidad es en la cuenta 649 correspondiente a otros gastos sociales. Se tratan de gastos de naturaleza social realizados por la empresa.

¿Se puede deducir el IVA de las facturas de las cenas de empresa y de los regalos de Navidad?

El IVA de estos gastos no será deducible, ya que según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, no podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas de los bienes o servicios destinados a clientes, asalariados o a terceras personas excluyendo las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor y los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinasen a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.

Los regalos publicitarios entregados a clientes y proveedores, a efectos de deducción del IVA, deben llevar de forma visible e indeleble el nombre de la empresa y se consideran de escaso valor cuando el valor de lo entregado a un mismo destinatario en un año natural no supera los 200€.

Por último, el IVA de los lotes acabará siendo un mayor coste para la empresa (ya que se soporta en la adquisición de bienes destinados al uso privado de su personal).  El 10% o el 21% (depende de los productos que haya en los lotes) del total de la factura será un mayor coste para la empresa, y Hacienda podrá reclamárselo si lo deduce indebidamente.

Tal y como has visto, es necesario estudiar a fondo los Impuestos que influyen en las cestas y regalos de Navidad de las empresas para saber si es un gasto deducible o no. De esta manera, podremos tributar correctamente y en plazo, para evitar sanciones o inspecciones de Hacienda.